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Kommunikation

11 min read · 16.10.2020

10 Tipps für eine effiziente interne Kommunikation

Ein durchdachtes internes Kommunikationskonzept, das die individuellen Schwerpunkte im Unternehmen abbildet, sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot holt und auf die richtigen Instrumente setzt, ist in der Lage, die Kommunikation in Unternehmen nachhaltig zu verbessern und auch eine positive Stimmung sowie eine höhere Motivation bei sämtlichen Bezugsgruppen hervorzurufen. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Erstellung eines modernen Konzepts für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen beachten sollten.

Mario

PR & Marketing

Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind neben glücklichen Kunden der wichtigste Erfolgsfaktor für Unternehmen. Zahlreiche Studien belegen, dass ein Mitarbeitender, der ersetzt werden muss, ein Unternehmen im Durchschnitt ein zusätzliches Jahresgehalt kostet.

Trotzdem richten viele Unternehmen ihr kommunikatives Augenmerk auf die Außendarstellung und forcieren in ihrer Strategie den engen Austausch mit Partnern und Kunden via Presse- und Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing. Neben der externen Kommunikation und PR sollte jedoch auch die interne Kommunikation in Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Klar ist, dass sich der Einsatz einer verbesserten internen Kommunikation nicht direkt messbar im Umsatz niederschlägt. Die Widerstände, ein neues Tool zu etablieren, sind für die zuständigen Abteilungen entsprechend hoch. Argumentativ sind jedoch nicht nur die Anbindung und Vernetzung von Kolleginnen und Kollegen, sondern auch der damit verbundene Gewinn an Mitarbeiterzufriedenheit anzubringen. Auch das Image eines Unternehmens in der Außenwahrnehmung wird durch die Einführung digitaler und gleichzeitig nachhaltiger Lösungen gestärkt.

Mitarbeitende identifizieren sich mit „ihrem“ Unternehmen, werden zum Botschafter und tragen zu einer positiven Außenwahrnehmung bei – Stichwort „Employer Branding“. Gerade vor dem Hintergrund der weltweiten Klimadebatte und der Fridays-for-Future-Bewegung können Unternehmen durch den Einsatz nachhaltiger digitaler Technologien, die nicht nur Papier sparen, sondern auch viele Geschäftsreisen überflüssig machen, ihr Image positiv aufwerten. Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Strategie für den Unternehmenserfolg.

Ein durchdachtes internes Kommunikationskonzept, das die individuellen Schwerpunkte im Unternehmen abbildet, sämtliche Mitarbeitende ins kommunikative Boot holt und auf die richtigen Tools setzt, ist in der Lage, die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig zu verbessern und auch eine positive Stimmung sowie eine höhere Motivation bei sämtlichen Mitarbeitenden hervorzurufen. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Erstellung eines modernen Konzeptes für die interne Kommunikation beachten sollten.

1. Kommunikation in Unternehmen - Wie sieht es bei Ihnen aus?

Der erste Schritt zu einem wirkungsvollen internen Kommunikationskonzept ist die Ermittlung des Status-Quo Ihres Unternehmens. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über bestehende Prozesse, Strukturen und Konzepte. Laden Sie sich dafür unsere kostenlose Vorlage runter und starten Sie mit der Ausarbeitung Ihres Kommunikationskonzepts.

1.1 Unternehmensstruktur analysieren

Zu Beginn der Analysephase ist es wichtig, sich folgende Fragen zur Unternehmensstruktur und zur Kommunikation im Unternehmen zu stellen und diese schriftlich festzuhalten:

  • Wie viele Standorte gibt es?
  • Wie viele Mitarbeitende sind in den jeweiligen Niederlassungen beschäftigt?
  • Wer kommuniziert mit wem?
  • Welche Abteilungen tauschen sich aus?
  • Wie wird kommuniziert?
    Top-Down (vom Management an das Team), auf gleicher Hierarchieebene oder Bottom-Up (vom Team an das Management)?
  • Wie viele Beschäftigte sind ohne festen Arbeitsplatz oder haben keinen Zugang zum Intranet?

1.2 Kommunikationskanäle analysieren

Neben der Struktur ist es auch wichtig, die genutzten Kommunikationskanäle des Unternehmens zu erfassen und zu analysieren. Auch hier können Sie die speziell für Sie angefertigte Vorlage nutzen, um Ihre Ergebnisse festzuhalten. Damit können Sie nicht nur die einzelnen Kanäle bewerten, sondern auch miteinander vergleichen.

Tabelle

1.3 Wichtige Stakeholder befragen

Beziehen Sie im Zuge der Analyse unbedingt die Meinung Ihrer Kolleginnen und Kollegen ein. Das Ziel der Unternehmenskommunikation sollte sein, Mitarbeitende zu motivieren und zu integrieren. Das schaffen Sie am besten, indem Sie die Stimmung, die Wünsche und Anforderungen der Bezugsgruppen an die Kommunikation im Unternehmen erfassen und diese in Konzepte und Strategien einfließen lassen. Dieses Vorgehen kann auch sehr hilfreich sein, um negative Glaubenssätze innerhalb der Belegschaft aufzulösen und durch eine funktionierende Kommunikation ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen und die Bindung zum Unternehmen zu erhöhen. Mit der richtigen Strategie und mit einem durchdachten Kommunikationskonzept können negative Glaubenssätze der Bezugsgruppen aufgelöst und das Vertrauen sowie eine positive Stimmung unter den Mitarbeiterinnen und den Mitarbeitern wiedererlangt werden. Nutzen Sie auch hier die für Sie bereitgestellte Vorlage, um keine wichtigen Informationen außer Acht zu lassen sowie bedeutende Ansichten Ihrer Bezugsgruppen zu sammeln.

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1.4 Finden Sie mit einer SWOT-Analyse die Stärken und Schwächen in Ihrer internen Kommunikation

Eine SWOT-Analyse ist ein dienliches Instrument, um das eigene Unternehmen unter die Lupe zu nehmen und gezielt Stärken und Schwächen zu identifizieren. Darüber hinaus können mit einer SWOT-Analyse Chancen ergriffen und Risiken erfasst werden, die sich im eigenen Unternehmensumfeld befinden. Wenn Sie eine SWOT-Analyse durchgeführt haben, sollten Sie in der Lage sein Antworten auf folgende Fragen geben zu können:

  • Über welche Stärken und Schwächen verfügen wir in der internen Kommunikation?
  • Welche Chancen birgt unser Umfeld und mit welchen Gefahren sehen wir uns konfrontiert?

Die Erkenntnisse aus der SWOT-Analyse sollten Sie ebenfalls für weitere Schritte schriftlich festhalten.

Aufzählungen

1.5 Problemdefinition und Schlussfolgerungen

Basierend auf den Erkenntnissen aus den Analysen, sollten nun die Probleme und Herausforderungen gesammelt und nach Wichtigkeit priorisiert werden. Dieser Schritt ist wichtig, um Schlussfolgerungen für die eigene interne Kommunikation ziehen zu können und um die Frage beantworten zu können, welchen Soll-Zustand man erreichen möchte.

Tabelle

2. Was sollte ein ideales internes Kommunikationskonzept beinhalten?

Nachdem Sie sich einen Überblick über Ihre unternehmensinterne Kommunikation und die Herausforderungen sowie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden verschafft haben, können Sie in die Planungsphase übergehen, in der ein internes Kommunikationskonzept ausgearbeitet wird. Dabei ist es wichtig, dass das Konzept Merkmale aufweisen sollte, wie beispielsweise das Erreichen der gesamten Belegschaft, eine zeitnahe Informationsweitergabe, ansprechende Inhalte, Möglichkeiten zur Interaktion und Messbarkeit durch Analyse-Tools.

2.1 Zu Beginn: Setzen Sie sich smarte Kommunikationsziele

Zu Beginn der Planungsphase ist es wichtig, die internen Kommunikationsziele festzulegen. Diese sollten sich nach den Bezugsgruppen ausrichten, die bereits in der Analysephase identifiziert wurden. Zudem sollten die Kommunikationsziele positiv und vor allem smart formuliert werden. SMART bedeutet spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert. Ein Beispiel für eine "smarte" Formulierung kann wie folgt lauten: "Innerhalb eines Jahres sollen alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander vernetzt sein" oder "Bis dahin sollen nur noch 3 Kommunikationstools für die interne Kommunikation genutzt werden". Sofern die Kommunikationsziele formuliert sind, kann es an die Umsetzung gehen.

2.2 Professionalisieren Sie die interne Kommunikation mit ansprechendem Inhalt

Interessante Inhalte machen einen entscheidenden Teil einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie aus – und was im externen Marketing gut funktioniert, ist auch Teil der internen Kommunikation. Sie tragen mit gutem Content dazu bei, die in Punkt 1.3 genannten negativen Glaubenssätze aufzulösen. Bei der Erstellung eines Kommunikationskonzepts ist es hilfreich, von Anfang an interessante Inhalte für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuplanen. Doch wie kommt man an ansprechende Inhalte? Folgende Beispiele können Sie als Anregung nutzen:

  • Aktuelle Inhalte mit Bezug zum Tagesgeschehen
    Jeder kennt die Gespräche beim Mittagstisch: Die spannendsten Serien, anstehende Sportveranstaltungen, Rezepte oder viele weitere Themen werden unter Kollegen ausgetauscht. Solche Informationen finden sich in den Tageszeitungen oder sozialen Netzwerken.
  • Glaubenssatzinhalte
    Diese Themen zielen darauf ab, die negativen Glaubenssätze aufzulösen. Glaubenssätze unter den Beschäftigten wie „Mich hört hier sowieso niemand" oder „die interne Kommunikation funktioniert nicht“ oder „Die Tools sind veraltet“ lösen sich durch eine durchdachte Strategie sowie die passenden Themen und Instrumente von allein auf, wenn durch den publizierten Content Vertrauen seitens der Mitarbeitenden aufgebaut wird.
  • Tipps & Tricks
    Diese Content-Art ist gut geeignet, um im Unternehmen neu eingeführte Produkte zu erklären oder Herangehensweisen vorzustellen, die den täglichen Workflow erleichtern. Beispiel: „3 Tipps für eine bessere Selbstorganisation am Arbeitsplatz“ oder "5 Tipps für den Umgang mit unserer Wissensdatenbank".
  • Storytelling
    Storytelling ist eine beliebte Content-Art im Marketing. Auch im Bereich der internen Kommunikation bietet das Storytelling die Möglichkeit, authentisch, emotional und über die bloßen Fakten hinaus zu kommunizieren. Dabei können und sollen z.B. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Wort kommen, indem sie beispielsweise Ihren Unternehmensbereich sowie Prozesse und Abläufe vorstellen. Eine andere Möglichkeit ist es, einen Blog einzurichten, der vom Management bespielt wird. Die Unternehmensführung wird dadurch nahbarer und es wird Vertrauen aufgebaut, was sich gut auf das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen auswirkt.
  • Testimonials
    Ebenso wie Sie sogenannte Testimonials, also Erfahrungsberichte von Kolleginnen und Kollegen, im Marketing einsetzen können, ist diese Content-Art auch für die interne Kommunikation geeignet. Dabei können einzelne Teammitglieder in den Vordergrund treten und etwa ihre Erfahrungen mit neuen Produkten und Herangehensweisen vorstellen und so zum Botschafter innerhalb des Unternehmens werden.
  • Kontroverses
    Gerade kontroverse Inhalte können zu einem aktiven Austausch anregen, da diese für erhöhte Aufmerksamkeit sorgen und zur Interaktion motivieren. Im Bereich der internen Kommunikation könnte kontroverser Content etwa so aussehen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin bestärkt werden, aus bekannten Mustern auszubrechen und neue Herangehensweisen auszuprobieren, bzw. ermutigt werden, für ihre Meinung einzustehen. Beispiele: „Diese 5 Dinge behindern Sie in Ihrer täglichen Arbeit“, oder „So äußern Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten konstruktive Kritik“.

Kommunizieren Sie zielgerichtet , umfassend sowie transparent und "intern first". Begreifen Sie die interne Kommunikation wie eine gute Strategie für das Marketing: Informieren Sie regelmäßig zu aktuellen Themen und Entwicklungen und beziehen Sie sämtliche Beschäftigte – egal ob extern, intern, fest oder frei, ob Büro oder Produktionshalle – in die Kommunikation mit ein. Achten Sie darauf, zielgerichtet zu kommunizieren. Wenn eine Information nur bestimmte Personen betrifft, sollten nur diese Personen adressiert werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Neuigkeiten nicht in einer eventuellen Informationsflut untergehen. Zusätzlich sollten Sie Ihre Inhalte und Botschaften auf Echtheit und Richtigkeit prüfen. Wenn Sie nicht lückenlos, transparent und ehrlich kommunizieren, werden die Gerüchteküche und der sogenannte „Flurfunk“ unnötig angeheizt. Vertrauensverlust, Unsicherheit und schlechte Stimmung können die Folge sein. Zudem ist es für das Vertrauen und den internen Zusammenhalt unerlässlich, dass Sie Neuigkeiten und Veränderungen stets zuerst intern und erst danach extern kommunizieren. Insbesondere in Krisensituationen möchte die Belegschaft eventuelle Werkschließungen, Stellenstreichungen oder Ähnliches nicht aus der Presse erfahren. Davon abgesehen schadet es Ihrem Image, wenn Beschäftigte über aktuelle Entwicklungen des Unternehmens nicht informiert werden und auf eventuelle Fragen in der Öffentlichkeit mit Unwissen reagieren.

2.3 Kommunikation ist keine Einbahnstraße - ermöglichen Sie Dialoge

Eine reine Top-Down-Kommunikation, also beispielsweise vom Management an die Angestellten gerichtet, gehört der Vergangenheit an. Moderne Unternehmen kommunizieren neben Top-Down auch Bottom-Up sowie auf einer horizontalen Ebene.

Mockup Handy das Müll produziert

Jeder Mitarbeitende hat die gleiche Stimme und seine Kommentare werden gehört. Moderne interne Kommunikation sollten Unternehmen daher als Dialog verstehen, aktiv zuhören und die Sorgen, Probleme und Anregungen aus dem Team ernst nehmen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Kolleginnen und Kollegen in den internen Kommunikationsfluss einbezogen werden. Das funktioniert am besten, wenn alle Zugang zu ein und demselben Tool haben, das sie tagtäglich nutzen - nämlich das eigene Smartphone. Mit einer Mitarbeiter-App, die ganz einfach auf dem privaten Smartphone installiert werden kann, wird jedem Mitarbeitenden eine Stimme gegeben. Nicht nur über die Chatfunktion, sondern auch über die Möglichkeit mit der Kommentarfunktion und dem Gefällt-mir Button auf Beiträge zu reagieren.

2.4 Wie messe ich den Erfolg meiner neuen internen Kommunikation?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Erfolg eines neuen internen Kommunikationstools zu messen. Heutzutage wird bei digitalen Kommunikationskanälen auf Analyse-Instrumente zurückgegriffen, die eine umfassende Möglichkeit zur Messung geben. Flip Analytics ist ein solches Tool, mit dem Sie nicht nur einsehen können welche Mitarbeitenden die Informationen erhalten haben, sondern auch wie die Interaktionen und die Stimmung der gesamten Belegschaft ist.

3. Setzen Sie auf die richtigen Instrumente in Ihrem Konzept

Sie haben ein zeitgemäßes Konzept für die interne Kommunikation aufgestellt und erfolgreich moderne Kanäle wie eine Mitarbeiter-App eingeführt? Dann sollten Sie Ihr Kommunikationsportfolio verschlanken und nicht mehr benötigte Kanäle wie etwa das Intranet abschaffen. Dadurch, dass weniger Kanäle bespielt werden müssen, sparen Sie Zeit und auch Ihre Beschäftigten erhalten Klarheit, wie im Unternehmen kommuniziert wird.

Denn die moderne, sich ständig verändernde Arbeitswelt hat aufgrund der zunehmenden Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten sowie mobiles Arbeiten, die digitale Kommunikation unverzichtbar gemacht. Herkömmliche Medien wie Intranet, Newsletter oder Telefon- bzw. Videokonferenz können die Anforderungen angesichts z.B. dezentral tätiger bzw. auch sogenannter Non-Desk-Worker (Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz) jedoch längst nicht mehr erfüllen. An dieser Problematik setzen Mitarbeiter-Apps wie Flip an, die ihren Usern ein benutzerfreundliches Tool mit unterschiedlichen Funktionen, wie Chat, Newsfeed und weiteren Schnittstellen für den täglichen Workflow, bieten. Dank dieser innovativen Technologie können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unkompliziert und unmittelbar austauschen, einen Kommentar verfassen sowie dank integrierter To-do-Listen ihre täglichen Aufgaben strukturiert gestalten. Im Gegensatz zu privaten Messengern wie etwa WhatsApp sind Unternehmens- sowie persönliche Daten bei der Nutzung von Mitarbeiter-Apps im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sicher.

Bonus: 10 Tipps für eine effiziente interne Kommunikation und wie Sie häufige Fehler vermeiden

Wir wollen Ihnen zusätzlich 10 weitere Kurz-Tipps mit auf dem Weg geben, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Kommunikationskonzepts helfen werden, Fehler zu vermeiden und Stolpersteine umgehen zu können:

  1. Jeder Mitarbeitende zählt! Egal ob extern, intern, fest oder frei. Deshalb beziehen Sie jeden ein.
  2. Das persönliche Gespräch ist und bleibt das wichtigste Instrument der internen Kommunikation.
  3. Arbeiten Sie konsequent an einer offenen Feedback-Kultur und tauschen Sie sich regelmäßig in Feedbackgesprächen aus.
  4. Vermeiden Sie einen formalen oder herablassenden Ton und formulieren Sie Themen positiv und motivierend.
  5. Stärken Sie die Loyalität und beziehen Sie Ihre Mitarbeitende mit in die Redaktion ein.
  6. Vereinen Sie interne und externe Kommunikation und kommunizieren Sie immer wichtige Informationen zuerst intern.
  7. Führen Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den neuen Kommunikationskanal heran und holen Sie vor allem die "ältere" Belegschaft ab.
  8. Verschlanken Sie wenn möglich Ihre Kommunikationskanäle, um Ihre Belegschaft vor der Informationsflut zu bewahren.
  9. Legen Sie fest auf welchem Kanal welche Informationen bereitgestellt werden.
  10. Halten Sie Ihr Konzept und Ihre Strategie "up-to-date".

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