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4 min read · 04.08.2020

3 Vorteile einer Mitarbeiter App

Gerade durch Corona hat das Thema 'interne Kommunikation' einen ganz neuen Kontext erhalten. Mitarbeiter-Apps helfen dabei alle Angestellten unabhängig von Standort und Gerät in die gesamte Kommunikation eines Unternehmens einzubeziehen.

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Viele Unternehmen haben die Wichtigkeit und das Potenzial der internen Kommunikation längst erkannt. Das wahre Ausmaß ihrer Bedeutung für den Informationsaustausch und insbesondere den internen Zusammenhalt des gesamten Teams werden manchmal allerdings erst anhand tiefer Einschnitte in den beruflichen Alltag deutlich, wie sie etwa die Corona-Pandemie mit sich brachte. Die internen Kommunikationsstrukturen, die von Unternehmen häufig zur Verfügung gestellt werden, beschränkten sich in der Vergangenheit aber auch heute noch auf die Bereitstellung eines Intranets. Wer den Begriff „Intranet“ hört, denkt sofort an ein veraltetes, unübersichtliches System, das nur wenige, eingeschränkte Funktionen bietet. Meist können über das Intranet die – oftmals nicht aktuelle – Speisekarte der firmeneigenen Kantine, die Telefonliste der Beschäftigten im PDF-Format, oder die Geburtstage der Kolleginnen und Kollegen eingesehen werden. Der Informationsfluss findet nur in eine Richtung statt: Von der Management-Ebene zu den Angestellten. Zusammengefasst: Das Intranet, wie man es kennt, ist äußerst unattraktiv und wird daher auch nur selten von den Mitarbeitenden genutzt. Und selbst wenn das in die Jahre gekommene Intranet aufgehübscht und wieder attraktiv gemacht werden soll, werden die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht erkannt! Auf die Frage, ob das Intranet denn auch mobil verfügbar sei, folgt dann meist du etwas unbeholfene Aussage, dass man derzeit daran arbeite, das Intranet „responsiv“ zu machen.

1. Vernetzung aller Beschäftigten

Wie kann hier eine Mitarbeiter-App helfen die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu verbessern? Eine Mitarbeiter-App ist gleichzeitig ein sogenanntes „Social Intranet“, eine dynamische digitale Plattform, die den Beschäftigten einen echten Mehrwert bei der täglichen Nutzung bietet. Sie hält sämtliche Akteure eines Unternehmens auf dem neuesten Stand, bietet praktische Hilfen für den Berufsalltag, stellt ein umfangreiches Kommunikationstool dar, steigert die Effizienz und fördert die Teamarbeit. Das Netzwerk und dessen Informationsfluss werden von der Belegschaft aktiv mitgestaltet. Somit spiegelt eine Mitarbeiter-App immer auch die Wünsche und Bedürfnisse der Angestellten wider und wird zu einem spannenden sowie aussagekräftigen Stimmungsbarometer. Das Netzwerk kann unabhängig von Ort und Zeit sowohl über den Desktop-PC am Arbeitsplatz, den mobilen Laptop sowie auch das Smartphone genutzt werden. Jeder Mitarbeitende kann dabei sein eigenes privates Gerät verwenden (BYOD = Bring your own device) und es müssen keine neuen Geräte angeschafft werden. Der Vorteil: Dadurch können sämtliche Kolleginnen und Kollegen, egal ob im Außendienst, im Home-Office oder auch an Arbeitsplätzen, die wenig Zeit am Schreibtisch verbringen, wie Lager- und Produktionsmitarbeitende gleichermaßen erreicht werden. Ebenfalls haben diese uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Funktionen des Netzwerks und nehmen dadurch aktiver an der internen Kommunikation des Unternehmens teil. Daraus resultiert ein enormer Zuwachs an Mitarbeiterzufriedenheit, Gleichberechtigung und die Stärkung des „Wir-Gefühl“ im Unternehmen. Ein unternehmensspezifisches Branding inklusive Netzwerk-Name, Logos und Schriftarten schafft darüber hinaus einen hohen Wiedererkennungswert und erzeugt eine emotionale Bindung zwischen dem System und seinen Nutzern – Stichwort: Employer Branding.

2. Breites Funktionsspektrum

Zentrales Element einer Mitarbeiter-App ist der sogenannte Newsfeed, der vielen aus den großen sozialen Netzwerken bereits bekannt sein dürfte. Hier laufen täglich Unternehmensnews, wichtige Termine aber auch neue Veröffentlichungen und spannende sowie unterhaltsame firmeninterne Videos durch. Ebenfalls gibt es eine Funktion für die Beschäftigte, verschiedene Dokumente miteinander zu teilen. Auch der Speiseplan der Kantine hat das aussterbende, klassische Intranet überlebt und ist heute fester Bestandteil der Mitarbeiter-App. Mit einem deutlichen Unterschied - die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren sich nun deutlich aktiver über die aktuellen Speisen, wissen anhand interaktiver Pläne über die Zusammensetzung der Mahlzeiten Bescheid und können sich zudem direkt mit Kolleginnen und Kollegen zum Mittagessen verabreden. Neben dem Newsfeed ist der Chat das wichtigste Kommunikationstool der App. Dort kann man untereinander, in Arbeitsgruppen bis hin zu ganzen Abteilungen miteinander kommunizieren, Projekte und Meetings strukturieren und organisieren sowie sämtliche denkbaren Dateiformate und Inhalte schnell versenden. Ebenso die Verabredung zum Lunch, Sammelaktionen für den Geburtstag des Kollegen oder ähnliches gehen leicht von der Hand. Weiterhin sind wichtige und praktische Informationsquellen wie Mitarbeiterverzeichnis oder Telefonliste innerhalb der App angesiedelt und erleichtern dank Such- und Strukturierungsfunktionen die Kommunikation mit der betreffenden Person und geben einen schnellen Überblick über Hierarchien.

3. Einfache und sichere Umsetzung

Die Mitarbeiter-App von Flip lässt sich bequem und nahtlos in die bestehende Firmenstruktur und IT-Landschaft integrieren, an das Branding des Unternehmens anpassen und ist innerhalb von nur 24 Stunden bereit, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Dabei hat die Datensicherheit entsprechend der europäischen Datenschutzgrundverordnung stets oberste Priorität. Vom Setup bis zur täglichen Nutzung werden sämtliche Daten DSGVO-konform verschlüsselt. Das Hosting der Daten findet ausschließlich auf deutschen Servern mit ISO-27001 Zertifizierung statt. Somit bietet die Mitarbeiter-App von Flip höchsten Schutz für sensible betriebsinterne Kommunikation und Daten und setzt neue Standards, denen Facebook, WhatsApp und andere soziale Netzwerke längst nicht gerecht werden können. Auch innerhalb des Netzwerks wird Sicherheit großgeschrieben. Ein durchdachtes rollenbasiertes Nutzersystem führt Sicherheits- und Rechteebenen ein und regelt damit den Zugriff auf verschiedene Dateien, Kommunikationsgruppen, usw.

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