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Kommunikation

4 min read · 09.11.2020

Das Schwarze Brett und der Datenschutz – Warum stoßen viele Unternehmen an ihre Grenzen?

Das Schwarze Brett ist wahrscheinlich der Inbegriff des Informationsmediums. Egal ob Universität, Berufsschule, örtlicher Supermarkt oder eben das Unternehmen – der Aushang am Schwarzen Brett hat eine lange Tradition. Doch neben der Fragestellung, ob mit dem Schwarzen Brett überhaupt sämtliche Mitarbeiter erreicht werden können, ist vor allem der Datenschutz ein Problem. Wie problematisch ist das Schwarze Brett unter Berücksichtigung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und welche Alternativen stehen Ihnen für die breite Information innerhalb des Unternehmens zur Verfügung? In unserem Beitrag bieten wir Ihnen Lösungsansätze.

Sina

Marketing

Die Funktion des Schwarzen Brettes

Das Schwarze Brett ist ein Anschlagbrett für Informationen, Ausschreibungen oder Gesuche und ist den meisten wohl von der eigenen Ausbildungsstätte wie Universität, Berufsschule oder dem örtlichen Supermarkt bekannt. Ob Stellenausschreibungen, Suche nach Gleichgesinnten für bestimmte Interessengebiete oder der Verkauf des eigenen Fahrrads – unterschiedliche Themen können dort verbreitet werden.

Auch in Unternehmen ist das Schwarze Brett ein oft genutzter Kommunikationskanal. Neben einigen aushängepflichtigen Dokumenten und Gesetzen zum Arbeitsschutz, Arbeitsrecht, zur Gleichbehandlung und vielem mehr publiziert die Unternehmensführung über das Schwarze Brett Neuigkeiten und Aktuelles aus dem laufenden Betrieb. Insbesondere im produzierenden Gewerbe werden am Schwarzen Brett auch Schicht- und Dienstpläne veröffentlicht.

Schwarzes Brett: Dienstpläne und das Problem mit dem Datenschutz

Seit ihrer Einführung im Mai 2018 regelt die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wie welche Daten gesammelt und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Demnach können sämtliche Bürgerinnen und Bürger von ihrem Recht Gebrauch machen, selbst festzulegen, ob personenbezogene Daten von Ihnen erhoben und wie diese weiterverarbeitet werden. Unternehmen oder Institutionen, die dagegen verstoßen können mit hohen Bußgeldern Euro bestraft werden.

Seit Inkrafttreten der DSGVO haben sich Unternehmen zusätzlich abgesichert und etwa via E-Mail Kunden über die Speicherung ihrer Daten sowie das Thema Datenschutz informiert. Die Kunden können der Speicherung entweder zustimmen oder widersprechen – personenbezogene Daten werden dann nicht gespeichert und weiterverarbeitet.

Doch wie lassen sich die neuen Datenschutzverordnungen für das Schwarze Brett umsetzen? Die Antwort lautet: Gar nicht!

Am Schwarzen Brett werden Dienstpläne und andere Übersichten ausgehängt, die persönliche Informationen wie den vollen Namen, Geburtstage sowie Arbeitszeiten, Kranken- und Urlaubstage enthalten und damit gegen die geltenden Vorgaben in Bezug auf den Datenschutz verstoßen. Die Beschäftigten haben kein Recht, Zugriff auf solch private Informationen ihrer Kolleginnen und Kollegen zu haben.

Das Problem: Dürfen die Schichtpläne aufgrund von Datenschutz nicht mehr ausgehängt werden, blockiert das die Abläufe in der Pflege, der Gastronomie oder dem produzierenden Gewerbe. Arbeitsschichten wurden in diesen Branchen oft über Aushänge getauscht. Arbeitgeber müssen daher nun nach alternativen Lösungen suchen, Arbeitsabläufe im Team schnell und unkompliziert zu organisieren.

Lösungsansatz: Das DSGVO-konforme Schwarze Brett?

Eine Möglichkeit wäre es, von jedem Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Einverständniserklärung einzuholen, die oben aufgezählten Daten am Schwarzen Brett auszuhängen. Dieses Konzept scheitert jedoch, sobald nur eine Person von seinem Recht Gebrauch macht, seine Zustimmung zu verweigern.

Möglich ist auch, dass die veröffentlichten Pläne in anonymisierter Form ausgehängt werden. Jedoch würde dann einer der zentralen Vorteile des Schwarzen Brettes verloren gehen, da mit anonymisierten Daten der schnelle Tausch von Schichten sowie die Organisation von Arbeitsabläufen nicht mehr möglich ist.

Die nachhaltige und DSGVO-konforme Lösung: Mitarbeiter-Apps

Eine digitale Lösung, die schnelle Prozesse ermöglicht und dabei den Datenschutz im Sinne der DSGVO gewährleistet, stellen Mitarbeiter-Apps wie Flip dar. Damit haben Arbeitgeber nicht nur ein umfangreiches Tool für die interne Kommunikation mit Chat, Arbeitsgruppen und Newsfeed zur Verfügung. Vielmehr kann die Schichtleitung, bzw. Teamleitung die Personalplanung ganz einfach realisieren und die Pläne an die Teammitglieder verteilen. Über die praktische Chatfunktion können die Beschäftigten dann beispielsweise den Tausch von Schichten durchführen oder sich zu anderen Themen austauschen.

Zahlreiche andere Tools wie Blog, HR-, oder Weiterbildungsmodule lassen sich zudem an die Mitarbeiter-App „andocken“. Die moderne Software-Lösung lässt sich sowohl über einen Desktop-PC als auch mobil per App auf den Smartphones der Angestellten nach dem Prinzip BYOD („Bring your own device“) nutzen, sodass sie jederzeit ein umfangreiches Arsenal für den täglichen Workflow zur Verfügung haben. Dabei ist Flip vom unkomplizierten Setup bis zur täglichen Nutzung stets im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO und gewährleistet die Sicherheit sämtlicher Daten. Als einzige Mitarbeiter-App auf dem Markt verfügt Flip zudem über eine Offlinefähigkeit – die App ist auch ohne permanenten Internetempfang nutzbar, Nachrichten werden zwischengespeichert und versendet, sobald wieder Verbindung zum Internet besteht.

Fazit

Das klassische Schwarze Brett hat in Unternehmen im Umfeld der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ausgedient. Personenbezogene Daten sind nicht sicher, wenn persönliche Informationen sowie Angaben zu Arbeitszeiten, Urlaubstagen usw. für alle im Unternehmen einsehbar sind. Die Anonymisierung solcher Daten ist keine Lösung, da dann die Umverteilung und der Tausch von Schichten nicht mehr schnell und unkompliziert vorgenommen werden kann.

Eine Lösung, die Vorteile des Schwarzen Brettes digital und datensicher im Sinne der DSGVO zur Verfügung zu stellen, sind Mitarbeiter-Apps wie Flip. Diese bieten darüber hinaus auch weitere praktische Funktionen für den täglichen Arbeitsablauf wie Chat oder Newsfeed. Zudem lassen sich weitere Module andocken, sodass Mitarbeiter-Apps ein universelles Tool für die tägliche Arbeit darstellen.

Sina

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