Interne Kommunikation verbessern: Alles was Sie wissen müssen

Was ist interne Kommunikation 

Während Marketingmaßnahmen, Pressemitteilungen, Kundenmailings oder auch an Stakeholder gerichtete Kommunikation zur sogenannten externen Kommunikation gehören, werden unter dem Begriff der internen Kommunikation sämtliche kommunikative Maßnahmen zusammengefasst, die innerhalb eines Unternehmens stattfinden. 

Warum interne Kommunikation – Aufgaben und Ziele

Die Frage, warum Unternehmen interne Kommunikationsmaßnahmen durchführen, lässt sich vermeintlich schnell beantworten: Um die Mitarbeitenden zu informieren. Wie wichtig eine funktionierende interne Kommunikation wirklich ist, wird vor allem in Krisenzeiten deutlich, wenn zum Beispiel Pandemien dem direkten Kontakt zwischen Mitarbeiter:innen im Wege stehen und große Teile der Belegschaft plötzlich nicht mehr wie gewohnt an ihrem Schreibtisch im Büro arbeiten können. Wenn Kommunikationskanäle wie Aushänge im Pausenraum oder der typische Flurfunk als wichtige interne Informationstreiber nicht mehr zur Verfügung stehen. 

Interne Kommunikation ist mehr als der Informationsfluss zwischen Kommunikationsabteilung und Mitarbeitenden, Mitarbeiter:innen fordern den internen Wissens- und Informationstransfer aktiv ein. Zudem möchten sie an der internen Kommunikation teilnehmen, sie mitgestalten und selbst eigene Inhalte erstellen und verbreiten, sich mitteilen. Mitarbeitende ziehen einen Großteil ihrer Motivation, ihrer Zufriedenheit sowie ihres Engagements aus einer funktionierenden internen Unternehmenskommunikation, die alle im Betrieb einbezieht. 

 

Aufgaben und Ziele von interner Kommunikation:

• Mitarbeitende informieren und motivieren: Informierte Mitarbeiter:innen verstehen Unternehmensprozesse besser und haben ein größeres Vertrauen zum Betrieb. Mitarbeitende haben ein betriebliches Informationsbedürfnis, das das Unternehmen befriedigen sollte. Eine transparente Kommunikation drückt zudem gegenüber Beschäftigten eine hohe Wertschätzung aus und fördert deren Identifikation mit ihrem Unternehmen. 
  
• Flurfunk und Gerüchte vermeiden: Gibt es keine transparente Kommunikation, die alle Mitarbeitenden auf denselben Kenntnisstand bringt, können sich Gerüchte entwickeln, die schlimmstenfalls zum Vertrauensbruch führen. Der “Worstcase” tritt ein, wenn Beschäftigte wichtige Neuigkeiten zuerst aus der Presse erfahren und sich übergangen fühlen.
• Mitarbeiter:innen miteinander vernetzen: Die Kommunikation im Unternehmen sollte nicht nur Top-Down verlaufen, sondern auch sowohl vertikal als auch horizontal verlaufen. Unternehmensweite interne Kommunikation und Dialoge in Echtzeit fördern den internen Zusammenhalt. 
  
• Wissenstransfer ermöglichen: Mitarbeitende verfügen über spezifisches Wissen und Kenntnisse auf ihrem jeweiligen Fachgebiet aber auch über Kenntnisse, von denen ihre Kolleg:innen profitieren können. Interne Kommunikation sollte ermöglichen, dass Mitarbeitende ihr Wissen weitergeben und voneinander lernen können.
• Sicher und effizient kommunizieren: Interne Kommunikationsmaßnahmen sollten so effizient wie möglich sein und keine unnötige Mehrarbeit verursachen. Zudem sollten Interna immer auch intern bleiben. Daher spielt Datenschutz eine wichtige Rolle – auch bei der Wahl des geeigneten Kommunikationstools. 

Auf den Zusammenhang zwischen guter interner Kommunikation und zufriedenen Mitarbeitenden gehen wir im nachfolgenden Abschnitt ein.

Interne Kommunikation als Erfolgsfaktor für Unternehmen

Nahezu jeder Markt in jeder Branche ist stark umkämpft. Im täglichen Wettbewerb um Innovationen, Trends, Kunden, Marktpräsenz und nicht zuletzt Umsätze müssen Unternehmen erkennen, dass ihre Mitarbeiter:innen ihr größtes Kapital und ihren größten Erfolgsfaktor darstellen – sie tragen maßgeblich zum Erfolg oder Misserfolg auf dem Markt bei. Bei fehlender Motivation oder einem hohen Grad an Frustration unter den Beschäftigten entstehen durch ausbleibende Leistungen sowie schlimmstenfalls der Kündigung hohe betriebliche Kosten, die sogar den Unternehmenserfolg gefährden können. 

Eine gute interne Kommunikation schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit und Anerkennung unter den Mitarbeitenden, die in einem wertschätzenden und transparenten Unternehmensumfeld hoch motiviert sind und mit höchstem Engagement ihrer Arbeit nachgehen. 

Gute interne Kommunikation = zufriedene und motivierte Mitarbeiter:innen 

Leistungsbereitschaft, Engagement und Motivation der Mitarbeiter:innen hängen maßgeblich mit ihrer Zufriedenheit zusammen. Informierte Mitarbeiter:innen, die sich gehört und ernstgenommen fühlen, sind motivierter, produktiver und zeigen in „ihrem“ Unternehmen, dem sie sich zugehörig fühlen, ein besonders hohes Engagement. Ein moderner Ansatz für die interne Kommunikation, der die Mitarbeitenden in den Fokus rückt, ist der richtige Weg zu einem starken Zusammenhalt im Team, zu zufriedeneren und damit motivierten Mitarbeitenden, die jeden Tag Vollgas geben. Zudem erhalten Führungskräfte im Rahmen dieser Kommunikation auf Augenhöhe wertvolles Feedback, welches das Miteinander im Team sowie den Unternehmenserfolg nachhaltig positiv beeinflussen kann. 

Was ist „gute interne Kommunikation?“

Eine „gute interne Kommunikation“ ist in erster Linie eines: modern. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Kommunikation lediglich in Richtung der Mitarbeiter:innen verlief (Top-Down-Kommunikation) – ohne gezielt einzelne Zielgruppen im Unternehmen zu erreichen – und Beschäftigte keine Möglichkeit hatten, auf Nachrichten zu reagieren, geschweige denn, selbst Inhalte zu erstellen.  

 

Moderne Kommunikation liefert den verschiedenen Adressaten zielgerichtet die Informationen, die für sie relevant sind und damit echten Mehrwert bieten. Die Kommunikation ist darüber hinaus zu jeder Zeit transparent und ehrlich und erfüllt die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden. Welche Bedürfnisse das sind und wie Sie die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten steigern können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag: „7 Tipps zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit“. Durch Mitarbeitende die jederzeit auf Inhalte reagieren können, indem sie Beiträge liken, teilen und kommentieren können, wird die Kommunikation zudem messbar und interaktiv. Darüber hinaus bekommt das Unternehmen über den Rückkanal wertvolles Feedback und beispielsweise Verbesserungsvorschläge für Prozesse direkt von den jeweiligen Experten. 

 

Eine „gute interne Kommunikation“, die wir gleichsetzen mit einer modernen internen Kommunikation, setzt logischerweise auf moderne Tools, die die interne Kommunikation mobil machen, moderne Content-Formate wie Videos, die eine emotionale Nähe aufbauen sowie Formate für die gegenseitige Wissensvermittlung. 

Wie lässt sich die interne Unternehmenskommunikation verbessern?

Sie haben Defizite in der internen Unternehmenskommunikation erkannt und haben es sich zum Ziel gesetzt, die Kommunikation im Team zu verbessern, Mitarbeitende stärker einzubinden und besser zu erreichen, ihnen eine Stimme zu verleihen und in der Folge auch effizientere Prozesse in der täglichen Arbeit zu ermöglichen? 

 

Um die interne Kommunikation zu verbessern, benötigen Sie in erster Linie ein durchdachtes Kommunikationskonzept. Dazu sind unter anderem folgende notwendig: 

• Struktur des Unternehmens analysieren: Wie viele Standorte, Abteilungen und Mitarbeitende gibt es? Wie setzt sich die Belegschaft zusammen (gewerbliche- vs. Mitarbeitende am Schreibtisch)?
• Kommunikation und Kanäle analysieren: Wie und über welche Kanäle wird unternehmensintern kommuniziert? Stärken und Schwächen der Kommunikation herausfinden.
• Meinung, Probleme und Wünsche der Belegschaft erfragen.
• Probleme definieren und Schlussfolgerungen sowie Aufgaben ableiten. 
  
• Kommunikationsziele formulieren.
• Kommunikation professionalisieren und mit ansprechenden, relevanten Inhalten füllen. Dabei Dialog ermöglichen und Kommunikation messbar machen. 
  

Mehr Tipps, wie Sie Ihre interne Kommunikation verbessern können und ein durchdachtes Kommunikationskonzept erstellen, können Sie in unserem Blogbeitrag „10 Tipps für eine effiziente interne Kommunikation“ nachlesen.  

Kennen Sie diese Instrumente für die interne Kommunikation?

Die Arbeitswelt ist von einem ständigen Wandel geprägt. In diesem Zusammenhang verändern sich auch die Kanäle der internen Kommunikation – eine kontinuierliche Herausforderung für Unternehmen. Neue Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten stehen einer hohen Anzahl an Mitarbeitenden ohne Schreibtisch (rund 80 Prozent der Berufstätigten weltweit1) gegenüber. Alle Mitarbeitenden mit den passenden Tools zu erreichen, ist erklärtes Ziel der Kommunikationsverantwortlichen.  

 

Mehr über die verschiedenen Instrumente für die interne Kommunikation lesen Sie in unserem Blogbeitrag: „Kanäle der internen Kommunikation im Vergleich“. Einen kurzen Überblick über die gängigsten Instrumente finden sie hier: 

Mund-zu-Mund / Post-It / internes Postfach, Briefkasten 

Noch immer ist die analoge Kommunikation in Unternehmen gang und gäbe. Ein Post-It auf dem PC-Bildschirm der Kolleg:in, eine Nachricht im internen Postfach. Und wer kennt sie nicht, die typische Mund-zu-Mund-Propaganda, den berühmten Flurfunk. Nachrichten machen auf zwischenmenschlicher Ebene zwar schnell die Runde, doch viel zu oft gehen wichtige Informationen verloren oder werden ungewollt abgeändert. Insbesondere wenn Inhalte der Botschaft verändert werden, führen unvollständige- und Fehlinformationen zu Unmut und Frust. Unternehmen verlieren die Kontrolle über die Botschaften, die intern verbreitet werden. Ganz davon abgesehen, dass Mitarbeitende, die nicht oder nur unregelmäßig am Schreibtisch beziehungsweise im Büro tätig sind, über diese Instrumente der internen Kommunikation meist nicht erreicht werden.

 

Schwarzes Brett 

Auch das Schwarze Brett ist ein analoges Tool, dass noch immer zum Einsatz kommt. Besonders in Pflegeeinrichtungen oder in Unternehmen, in denen Beschäftigte im Lager oder der Produktion tätig sind, sind die Aushänge das Mittel der Wahl – leider. Denn zum einen sind die bereitgestellten Informationen oftmals stark veraltet und zum anderen ist eine zielgruppengerechte Ansprache und relevante Kommunikation nicht möglich. Vielmehr werden Informationen nach dem Gießkannenprinzip verteilt. Für die Mitarbeitenden sind die Aushänge damit meist uninteressant, weil nicht relevant, und werden zunehmend gemieden. Hinzu kommt, dass Mitarbeitende keine Möglichkeit haben, selbst Inhalte zu erstellen oder auf das Gelesene zu reagieren – eine verpasste Chance für Unternehmen, wertvolle Rückmeldungen einzuholen. Da die Informationen zentral ausgehängt werden und Beschäftigte so Neuigkeiten aktiv einsehen müssen, entstehen zudem zusätzliche Laufwege, die Zeit und Geld kosten.  

Ganz besondere Brisanz kommt unter Datenschutzgesichtspunkten hinzu. Die Tatsache, dass sensible Daten wie Telefonlisten, Geburtstagskalender, Schicht- und Urlaubspläne offen aushängen, ist spätestens seit Einführung der europäischen Datenschutzgrundverordnung zudem höchst problematisch. 

 

Interner Newsletter / E-Mail

Sie ist der der wahrscheinlich bekannteste und meistgenutzte Kanal der Unternehmenskommunikation sowie der internen Kommunikation – die E-Mail. Neben der täglichen beruflichen Kommunikation lassen sich auch über interne Newsletter Informationen firmenweit verbreiten. Doch nicht alle im Unternehmen fühlen sich gleichermaßen von den Inhalten angesprochen und eine zielgruppenspezifische Ansprache ist nur sehr kompliziert und umständlich über unterschiedliche Verteiler möglich. Zudem erhalten Verfasser:innen von Newslettern meist kein direktes Feedback der Leser:innen: Wurde der Newsletter gelesen? Waren die Inhalte relevant/interessant? Gibt es Rückfragen oder Verbesserungsvorschläge? Diese Erkenntnisse erhalten Kommunikationsverantwortliche nicht. Zudem werden insbesondere Mitarbeitende, die nicht oder nur unregelmäßig am Schreibtisch arbeiten, mittels E-Mail-Kommunikation nicht erreicht.  

 

Internes Wiki

Bei einem internen Wiki beziehungsweise einer internen Wissensdatenbank handelt es sich um eine Webseite, die exklusiv für die Mitarbeitenden bereitgestellt wird und die Speicherung, Organisation und Weitergabe von Wissen ermöglichen soll. Im Sinne des Wissensmanagements sollen Mitarbeiter:innen vom Wissen anderer profitieren sowie selbst Inhalte einstellen können. Da Inhalte jedoch lediglich von Person A hochgeladen und von Person B gelesen werden, findet keine Interaktion statt. Ohne regelmäßige und umfangreiche Datenpflege wird das Wiki zudem schnell zum unübersichtlichen „Datengrab“. Darüber hinaus ist ein internes Wiki kein Kommunikationstool im eigentlichen Sinne, da Informationen lediglich auf der Plattform abgelegt und nicht explizit an Empfänger verteilt werden. Auf diese Weise bleiben diese Neuigkeiten oftmals ungesehen. Auch ein Austausch ist über eine Wiki-Plattform nicht möglich. 

 

Mitarbeiterblog

Nicht wenige Unternehmen beantworten die Frage, welche Instrumente der internen Kommunikation zum Einsatz kommen, mit dem Verweis auf einen internen Firmenblog. Dort können Informationen, Neuigkeiten in Text-, Bild- oder Videoform abgelegt werden. Der Blog kann zum Beispiel mit dem firmeneigenen Intranet verknüpft werden. Doch auch ein Blog verkommt bei mangelndem Pflegeaufwand schnell zur unübersichtlichen Sammlung veralteter Inhalte und lässt eine gezielte Ansprache sowie Interaktion vermissen. Ein Blick ist zudem nur dann sinnvoll, wenn er mit einem aktiven Kommunikationstool verbunden ist und dadurch Mitarbeitende auch über neuen Content auf der Plattform informiert werden können. Aus eigenem Antrieb besuchen Beschäftigte einen unternehmenseigenen Blog eher nicht.  

 

Intranet / Social Intranet 

Noch heute nutzen zahlreiche Unternehmen das Intranet als hauptsächliches Instrument für die interne Kommunikation. Auf der nur für Unternehmensangehörige zugänglichen Plattform werden Informationen, Dokumente und vieles mehr für die Mitarbeitenden bereitgestellt. Leider sind die Informationen oftmals hoffnungslos veraltet und Dokumente sind nicht mehr auffindbar. Auch dieses Tool ermöglicht keinerlei Interaktion oder Reaktion seitens der Mitarbeitenden, die keinen Einfluss auf die Inhalte nehmen können. Damit genügt das Intranet als Tool der internen Kommunikation längst nicht mehr, um die Anforderungen innerhalb einer modernen Arbeitswelt zu erfüllen. 

 

Das Social Intranet ist das Intranet des 21. Jahrhunderts. Unternehmensweit können Nutzer:innen auf den Content anderer reagieren sowie selbst Inhalte erstellen. Dadurch können Mitarbeitende auch Wissen, Feedback und Ideen weitergeben, die etwa Prozesse verbessern können. Über Direktnachrichten können Beschäftigte mit Kolleg:innen kommunizieren und Dateien versenden. Der Aufbau des Social Intranets erinnert an bekannte Soziale Netzwerke und versorgt Nutzer:innen auch hier mittels Newsfeed mit aktuellen Informationen, Neuigkeiten aus Gruppen, und vielem mehr. Die Probleme von Social Intranet-Lösungen liegen jedoch in deren Unübersichtlichkeit sowie dem starken Fokus auf Desktop-Mitarbeitende – gut zu bedienende, performante mobile Lösungen werden vernachlässigt. Die operativen Mitarbeiter:innen, die selten über eine E-Mail-Adresse verfügen, werden somit nicht erreicht. Auch eine zielgruppenspezifische Informationsverteilung ist mit Social Intranet-Lösungen nicht möglich. 

 

Messenger 

Insbesondere langsame veraltete Tools der internen Kommunikation, die keinen direkten Austausch der Nutzer:innen ermöglichen sowie nicht die nötige Mobilität bieten, haben die Nutzung privater Messenger auch im beruflichen Kontext begünstigt. Insbesondere Mitarbeitende, die wenig bis überhaupt nicht am Schreibtisch tätig sind, chatten notgedrungen über ihr Smartphone mit Kolleg:innen, um informiert zu bleiben. Da sich Informationen über die Messenger nicht redaktionell aufbereiten lassen, fällt es Nutzer:innen zudem schwer, den Überblick zu behalten.  

Dass die Nutzung solcher Messenger aus Sicht des Datenschutzes höchst bedenklich ist, ist den Beschäftigten sogar meist bewusst. Mehr noch: Da der Chat mit Kolleg:innen direkt neben den Nachrichten an Freunde und Familie abliegt, verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Private Nachrichten lenken von der Arbeit ab, während nach Feierabend berufliche Themen mit nach Hause genommen werden. Auf diese Weise gerät die Work-Life-Balance in Gefahr. Zwar stehen seit einigen Jahren auch professionelle Messenger für die berufliche Nutzung zur Verfügung. Allerdings beschränkt sich deren Nutzung nur auf den Desktop-PC – Mitarbeitende in der Produktion oder dem Lager werden nicht erreicht.

Mobile interne Kommunikation dank Mitarbeiter-App

Mitarbeitende wünschen sich eine funktionierende interne Kommunikation, die zielgerichtet einzelne Gruppen im Unternehmen oder aber die gesamte Belegschaft erreicht, die eine Kommunikation auf Augenhöhe in beide Richtungen ermöglicht und über einfach zu bedienende, intuitive Tools effizient und mobil nutzbar ist. Eine Mitarbeiter-App ist die Lösung, die sämtliche Vorteile moderner interner Kommunikation in einer App vereint. Mitarbeiter:innen erhalten ein mobiles, kollaboratives Tool für die tägliche Arbeit, um sich unkompliziert und schnell mit einzelnen Kolleg:innen, in Gruppen oder unternehmensweit austauschen zu können, Workflows zu organisieren und jede Art von Dateien versenden zu können. Die Nutzung kann auch datenschutzkonform auf dem eigenen Endgerät stattfinden – somit haben Mitarbeitende ihr Tool für die interne Kommunikation immer dabei. Dank praktischem Newsfeed sind sämtliche relevanten Informationen übersichtlich und kompakt dargestellt. Eigene Inhalte, Kommentare oder auch Videokonferenzen sind mit wenigen Klicks erstellt. Endlich erhalten auch gewerbliche Mitarbeiter:innen im Lager oder der Produktion aktuelle interne Informationen und Neuigkeiten und können ihre Erfahrungen, Kompetenzen und Verbesserungsvorschläge aus der Praxis direkt zurückspielen und so dabei unterstützen, Prozesse zu verbessern sowie Zeit und Kosten einzusparen. Kommunikations- und Führungskräfte erhalten über Umfragen direkt in der App schnell und unkompliziert Feedback zu wichtigen Themen. Die Kommunikation im Unternehmen verläuft nicht mehr nur wie bisher Top-Down, sondern horizontal, vertikal und Bottom-Up. Dies bedeutet, dass jede Person im Betrieb gleichermaßen an der internen Kommunikation partizipieren kann. Die intuitive Nutzung ist allen Beschäftigten von sozialen Netzwerken und privaten Messengern bekannt, jedoch erfüllt die Mitarbeiter-App die strengen Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). 

 

Weitere Informationen zu den Funktionalitäten und Möglichkeiten einer Mitarbeiter-App finden Sie auf unserer Übersichtsseite zur Mitarbeiter-App von Flip. 

 

Vorteile der Mitarbeiter-App gegenüber herkömmlichen Kommunikationstools 

Interne Kommunikation – Trends und Entwicklungen

Bewegtbild-Content, mobile interne Kommunikation, mehr Nähe, Emotionale Inhalte mit echtem Mehrwert zählen zu den Trends der internen Kommunikation und bestimmen die Zukunft der internen Unternehmenskommunikation. Auch die Nutzung moderner Kommunikationskanäle ist im Trend: Apps für die interne Kommunikation wie Mitarbeiter-Apps machen interne Unternehmenskommunikation mobil, einfach zu bedienen und ermöglichen erstmalig allen Beschäftigten die gleichberechtigte Teilnahme am internen Informationsfluss.  

 

Sie möchten mehr über die kommenden Trends für die interne Kommunikation erfahren, um sich optimal für die Zukunft aufzustellen? Lesen Sie dazu unseren Blogbeitrag. 

Beispiele erfolgreicher interner Kommunikation

Eine moderneinterne Kommunikationsstrategie etablieren, die zu messbaren und wahrnehmbaren Verbesserungen der internen Kommunikation führt. Mitarbeitende standortübergreifend erreichen, Informationen und Dokumente in Echtzeit austauschen, auf Inhalte reagieren und eine aktive Partizipation in der internen Kommunikation ermöglichen. Eine positivere Einstellung und mehr Bindung zum Unternehmen, eine größere Motivation und mehr Engagement in der täglichen Arbeit sind nur einige der positiven Auswirkungen. Anhand einiger Beispiele aus unterschiedlichen Branchen geben wir Ihnen einen kurzen Einblick, wie interne Kommunikation effektiv verbessert werden konnte. 

 

EDEKA Märkte  

 

Mit 3.700 selbstständigen Kaufleuten, mehr als 11.207 Märkten und rund 381.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist EDEKA einer der führenden Lebensmittelhändler und der größte Arbeitgeber Deutschlands. 

Mehr Infos, wie EDEKA heute mehr als 97 % der MA erreicht, erhalten Sie hier. 

 

Städtisches Klinikum Karlsruhe 

 

Das Städtische Klinikum Karlsruhe ist mit mehr als 4.500 Mitarbeitenden in 22 medizinischen Fachabteilungen das größte Krankenhaus in der Region Mittlerer Oberrhein. 

Wie das städtische Klinikum Karlsruhe standortübergreifend alle Mitarbeitenden in Echtzeit erreicht, erfahren Sie hier.  

 

Stadt Stuttgart 

 

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist mit 608.260 Einwohnern die sechstgrößte Stadt Deutschlands. Die Stadtverwaltung ist mit mehr als 15.000 Mitarbeitende einer der größten Arbeitgeber der Stadt. 

Höhere Effizienz bei gleichzeitiger Kostenersparnis? Wie die Stadt Stuttgart das geschafft hat, lesen Sie hier.  

 

MAHLE 

 

MAHLE ist ein international führender Entwicklungspartner und Zulieferer der Automobilindustrie. Jedes zweite Fahrzeug weltweit ist heute mit MAHLE Komponenten ausgestattet. Der Technologiekonzern ist heute in den Bereichen Antriebstechnologie und Thermomanagement mit einem klaren Fokus auf die Zukunftsthemen der Mobilität breit aufgestellt. 

Deutschlandweite Nutzung nach kurzer Zeit – klingt gut? Hier erfahren Sie mehr. 

 

Gerne beraten wir Sie, wie Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können.