So überzeugen Sie interne Stakeholder von einer Mitarbeiter-App

Patrik Kolligs ist Wirtschaftspsychologe, Change-Management-Spezialist und Experte für den digitalen Arbeitsplatz im Kompetenznetzwerk des Wirtschaftsministeriums. Sein Fokus: Beschäftigte begeistern, neue Arbeitsweisen etablieren und Tools langfristig verankern. Im Video-Interview mit Flip hat der COO der Kronsteg GmbH auf den Punkt gebracht, was interne Stakeholder von einer Mitarbeiter-App überzeugt – im Blog-Beitrag haben wir seine Impulse mit unseren Erfahrungen kombiniert.

Video-Tutorial: So überzeugen Sie …

… die Personalabteilung: 0:03 Min

… den Betriebsrat: 1:02 Min

… die IT-Abteilung: 2:24 Min

… den Datenschutz: 3:17 Min

… das Management: 3:49 Min

Personalabteilung

Die Attraktivität als Arbeitgeber steigern und Beschäftigte (verb)binden: zwei der größten Herausforderungen für die Personalabteilung. Alleine vermag eine Mitarbeiter-App sie nicht zu lösen, aber sie trägt dazu bei. Beispiel Onboarding: Neustarter:innen sind bereits vor dem ersten Arbeitstag mit dem Team und den Vorgesetzten vernetzt. Insgesamt gilt: Erstmals erreichen HR-Verantwortliche die Beschäftigten in den Büros und auf der Fläche gleichzeitig und bekommen live mit, was die Belegschaft bewegt. Und wer die Schichtplanung, die Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen in die App integriert, befreit sich und die Mitarbeiter:innen von der umständlichen Zettelwirtschaft. 

Die Erfolge lassen sich messen, wie Zahlen von Flip-Kunden zeigen:

• Die Identifikation mit dem Unternehmen ist um 25 % gestiegen (Europart)
• 84 Prozent der User sagen, dass sie enger mit Kolleg:innen vernetzt sind (Schwarzwald-Baar Klinikum)
• Das Onboarding beginnt zwei Monate früher (mhplus)

Betriebsrat

Binden Sie die Betriebsrat so früh wie möglich ein und setzen Sie auf eine bewährte Lösung, die bereits die Prüfverfahren in großen Unternehmen bestanden hat. Dann ist das Go bei Ihnen in der Regel nur eine Formsache. Schließlich unterstützt eine Mitarbeiter-App die Ziele des Betriebsrats: Sie macht Schluss mit der Zweiklassengesellschaft zwischen operativen Beschäftigten und Büroangestellten – Informationen im Unternehmen werden demokratisiert. In vielen Unternehmen nutzt der Betriebsrat selbst die App, um mit Non-Desk-Workern in einer eigenen Gruppe zu kommunzieren.

Bevor es so weit ist, lohnt es sich, häufige Vorurteile gegenüber Firmen-Apps auf dem privaten Smartphone früh aktiv anzusprechen und auszuräumen. Mit diesen Argumenten haben Flip-Kunden ihren Betriebsrat überzeugt:

• Die App wurde gemeinsam Betriebsräten entwickelt
• Die Nutzung der App ist freiwillig – ohne, dass darunter die Nutzungsrate leidet. Sie liegt bei Flip häufig nahe 100 %.
• Die App greift nicht auf private Smartphone-Daten zu, zum Beispiel auf die Kontakte des Users
• Kein Always on: Die App bleibt nach Feierabend und im Urlaub stumm
• Keine Leistungsüberwachung: Weder lassen sich 1:1-Chats mitlesen noch Rückschlüsse auf die Arbeitszeit ziehen

IT-Abteilung

Ziel einer Mitarbeiter-App ist es, Lücken in der Software- und Kanal-Landschaft zu schließen, ohne dabei Redundanzen zu schaffen. Auf folgende Frage muss es eine klare Antwort geben: Wofür soll das neue Tool eingesetzt werden und wofür nicht? Ausmisten lohnt sich: Immer wieder ersetzen Flip-Kunden mit der Mitarbeiter-App nicht nur analoge Instrumente, sondern auch digitale Kanäle wie interne E-Mail-Newsletter oder Intranets. Die Softwarelandschaft wird dadurch verständlicher und nicht komplexer.  

5 Punkte sind besonders wichtig, damit Sicherheitsbedenken gar nicht erst aufkommen:

• Unternehmensdaten werden in der Cloud und nicht lokal auf dem privaten Gerät gespeichert
• Das Hosting erfolgt in Rechenzentren mit ISO 27001 und C5-Zertifikat
• Unabhängige Dritte testen regelmäßig die Plattformsicherheit
• Sie haben die volle Kontrolle über die Zugriffsrechte und Rollen
• Die Datenübertragung zwischen Endgeräten und dem Rechenzentrum ist verschlüsselt

Datenschutzverantwortliche

Eine Firmen-App auf privaten Geräten? Bei dieser Kombination schauen Datenschutzverantwortliche ganz genau hin. Trotzdem scheitert das Projekt so gut wie nie an Datenschutzbedenken - zumindest, wenn ein Tool aus Europa zum Einsatz kommt, das bereits die strengen Checks in Großunternehmen gemeistert hat. 

Flip musste bei EDEKA, toom, McDonald's, Bauder, MAHLE und Hunderten anderen Unternehmen aus EU-Ländern unter Beweis stellen, dass es die Vorgaben der DSGVO und der Datenschutzverantwortlichen erfüllt. Ausschlaggebend sind diese Eigenschaften:

• Das Hosting erfolgt in EU-Rechenzentren
• Der Anbieter informiert über technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten
• Alle Auftragsverarbeiter - zum Beispiel Partner des Anbieters - verarbeiten die Daten nach DSGVO
• Es gibt eine Mustervorlage für die Auftragsdatenverarbeitung
• Die App greift nicht auf private Smartphone-Daten zu, zum Beispiel auf das Adressbuch des Users
• Für die Registrierung werden keine privaten Kontaktdaten wie z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer abgefragt

Management

In einigen Unternehmen kommen Initiativen für eine Mitarbeiter-App aus dem Management, in anderen Unternehmen muss die Geschäftsführung erst noch überzeugt werden. Wenn Ihr Unternehmen zur zweiten Kategorie gehört, helfen diese vier Schritte.

Abteilungsübergreifendes Team: Sichern Sie sich die Unterstützung aus HR, interner Kommunikation, IT, Betriebsrat und Datenschutz, bevor Sie aufs Management zugehen. Idealerweise können Sie die Mitarbeiter-App als gemeinsames Projekt vorstellen. Ein interdisziplinäres Team war auch bei toom der Schlüssel zum Erfolg, wie uns die Kommunikationsleiterin Daria Ezazi bestätigt hat.

Belegbare Argumente: Die Einführung einer Mitarbeiter-App sollte nicht als Anliegen aus der Unternehmenskommunikation oder der Personalabteilung formuliert werden, sondern sich aus dem Bedarf der Belegschaft ableiten – damit das Vorhaben nicht als “nice to have” auf die lange Bank geschoben wird. Fragen Sie operative Beschäftigte, wie sie die bisherige Kommunikation erleben und wo sie Schwächen sehen. Auf diese Weise hat zum Beispiel der Flip-Kunde Bauder die Relevanz untermauert.

Beitrag zur Unternehmensstrategie: Unterstützt die Mitarbeiter-App laufende Initiativen wie zum Beispiel eine “Digitalisierungsstrategie 2030” oder ein “New-Work-Konzept”? Bauen Sie Ihre Argumentation darauf auf. Ihre Mitarbeiter-App ist kein isoliertes Projekt, sondern Teil der Unternehmensentwicklung.

Rollout-Fahrplan: Die Einführung einer Mitarbeiter-App erscheint oft als Megaprojekt, weil alle Beschäftigten betroffen sind. Mit einer Meilensteinplanung gliedern Sie den Weg zum Ziel in mehrere Etappen, von der Ankündigung über die Einführung und die Erstellung der Inhalte bis zur dauerhaften Etablierung. Wie Sie dabei vorgehen hängt von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab.

Die Überzeugungsarbeit müssen Sie nicht alleine leisten: Die Customer Success Spezialist:innen von Flip haben Hunderte Unternehmen beim Rollout unterstützt, kennen die Branchen-Besonderheiten und wissen, welches Vorgehen je nach Ausgangslage die größten Erfolgsaussichten hat. Gerne unterstützen sie mit praxiserprobten Argumenten und Rollout-Konzepten.