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Kommunikation

4 min read · 19.03.2021

Intranet vs. Mitarbeiter-App – warum die mobile Lösung die Nase vorn hat

Die interne Unternehmenskommunikation ist in einem kontinuierlichen Wandlungsprozess. Nicht zuletzt die Digitalisierung hat eine Vielzahl moderner Tools hervorgebracht, die dabei unterstützen, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Führungskräfte, die erkannt haben, dass bisher genutzte Systeme längst nicht mehr ausreichend sind, sind auf der Suche nach neuen Lösungen. Die Ansprüche sind hoch – Mitarbeiter:innen müssen standortübergreifend erreicht werden und die Möglichkeit erhalten, miteinander zu interagieren und so das Kommunikationstool für die tägliche Zusammenarbeit nutzbar zu machen. Datenschutzrichtlinien müssen eingehalten und das neue Tool ohne Mehraufwand für die IT in die bestehende Unternehmensstruktur integriert werden. Bei Ihrer Recherche sind Sie vielleicht auf das Thema Mitarbeiter-Apps gestoßen und fragen sich nun, ob diese Ihre Anforderungen an moderne interne Kommunikation erfüllen können. In diesem Beitrag liefern wir Ihnen Antworten darauf und zeigen, dass sich Intranet und Mitarbeiter-App nicht zwangsläufig gegenseitig ausschließen müssen.

Mario

PR & Marketing

3 Gründe, warum das Intranet als alleinige Lösung nicht mehr zeitgemäß ist

Alles begann Ende der 1990er-Jahre mit der Idee, das CMS-System, welches für die Erstellung der externen Webseite verwendet wurde, auch firmenintern zu nutzen und so eine Datenbasis für die Mitarbeiter:innen, eine interne Webseite zu schaffen. Die Plattform bietet Zugriff auf interne Dokumente sowie die Kontaktdaten der Beschäftigten. Häufig werden mit dem Intranet auch das Telefonverzeichnis oder der aktuelle Speiseplan der Kantine in Verbindung gebracht.

Seit den 1990er-Jahren hat sich in der Arbeitswelt einiges getan. So sind im Zuge der New Work-Bewegung sowie der fortschreitenden Digitalisierung neue Formen des Arbeitens und Zusammenarbeitens auf dem Vormarsch. Daher zeigen wir Ihnen hier drei Gründe auf, warum das Intranet von früher längst ausgedient hat.

1. Grund: Veralteter Content ohne echte Relevanz

Einmal aufgesetzt, wird das Intranet in den meisten Unternehmen kaum mehr gepflegt. Oftmals sind keine konkreten Zuständigkeiten für das System definiert, sodass, wenn überhaupt, nur sehr unregelmäßig Content auf der Plattform online gestellt wurde. Da es zudem keine Möglichkeit gibt, Inhalte zielgruppengerecht gezielt auszuspielen, leiden Engagement und Nutzungsfreude der Mitarbeiter:innen schnell darunter, die für sie relevanten Informationen eigenständig zu identifizieren. Das Intranet verkommt zum Ablageplatz für Speiseplan und Telefonliste – mehr jedoch nicht.

2. Grund: Keine Interaktionsmöglichkeiten

Die Qualität und Akzeptanz der internen Kommunikation werden neben dem Inhalt maßgeblich durch die verwendeten Tools beeinflusst. Das Problem des Intranets ist es, dass die Kommunikation einseitig verläuft. Informationen werden durch die Führungsebene bzw. Kommunikationsverantwortliche auf der Plattform veröffentlicht. Eine Möglichkeit, auf den Content zu reagieren bzw. selbst Content zu erstellen, besteht für die Mitarbeitenden nicht. Auch eine Interaktion zwischen den Beschäftigten kann im Intranet nicht stattfinden, was einer hohen Nutzungsrate im Wege steht.

3. Grund: Mitarbeitende ohne Schreibtisch bleiben außen vor

Eine weitere Problematik des Intranets ist, dass die Plattform lediglich über einen Desktop-PC genutzt werden kann. Mitarbeitende ohne (festen) Schreibtisch haben somit keinen Zugriff auf das Intranet und können damit auch keine darüber verteilten Inhalte konsumieren. Dieser dritte Grund erhält zusätzliche Aussagekraft angesichts der Tatsache, dass bereits 2018 rund 80 % der Arbeitskräfte ihrer täglichen Arbeit ohne Schreibtisch nachgehen {1}.

80% der Arbeitskräfte gehen ihre tägliche Arbeit ohne Schreibtisch nach

Welche Funktionen und Vorteile müssen moderne Kommunikationsplattformen bieten?

Angesichts der sich schnell verändernden Arbeitswelt ist es wenig überraschend, dass das Intranet in seiner ursprünglichen Form nicht mehr zeitgemäß ist. Im Umkehrschluss müssen moderne firmeninterne Kommunikationsplattformen Unternehmen folgende Vorzüge bieten:

  • Sämtliche Mitarbeiter:innen – egal ob diese am Schreibtisch tätig sind oder aber über keinen festen Schreibtisch verfügen – müssen standortunabhängig bzw. standortübergreifend auf dem Desktop-PC sowie per Smartphone zu erreichen sein.
  • Mit relevantem und zielgruppengerechtem Content Mitarbeitenden einen echten Mehrwert in Form von Handbüchern, Wikis und Anleitungen sowie anderen interessanten Inhalten für den täglichen Workflow bieten und sie über das Geschehen im Unternehmen dank eines übersichtlichen Newsfeeds stets transparent „up to date“ halten. Anregungen für wirksame Content-Ideen sowie weitere Tipps und Tricks, wie Sie die Mitarbeiterbindung nachhaltig steigern können, finden Sie hier.
  • Interaktion unter den Beschäftigten fördern. Die Möglichkeit, sich in Chats und Gruppen zu organisieren und auszutauschen, interne Beiträge zu liken, zu teilen, zu kommentieren und auch selbst zum Informationsfluss im Betrieb beizutragen, gibt Mitarbeiter:innen ein Gefühl der Zugehörigkeit und wirkt sich auf deren Zufriedenheit und Motivation aus.

Eine App als Lösung? Werden Arbeitende am Schreibtisch benachteiligt?

Moderne Kommunikationslösungen wie Mitarbeiter-Apps setzen dort an, wo das in die Jahre gekommene Intranet an seine Grenzen stößt und bieten Unternehmen das Potenzial, alle Mitarbeitenden zu erreichen, die Interaktion und Kollaboration zu fördern und die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation positiv zu beeinflussen.

Wenn Sie dabei sind, die interne Kommunikation in Ihrem Betrieb zu modernisieren und z. B. das Intranet abzulösen, stellen Sie sich vielleicht eine (oder auch beide) der folgenden Fragen:

Werden durch eine Mitarbeiter-App einzelne Zielgruppen im Unternehmen ausgeschlossen?

Diese Frage ist durchaus berechtigt. Genauso wie das Intranet Mitarbeitende ohne Schreibtisch ausschließt, bleiben bei der Nutzung einer Mitarbeiter-App die Desk-Worker außen vor, oder?

Diese Befürchtung ist unbegründet. Auch wenn Mitarbeiter-Apps einen Mobile First-Ansatz verfolgen und dank BYOD (Bring your own device) unkompliziert und konform mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den privaten Endgeräten der Nutzer:innen installiert werden können, um Beschäftigte in der Produktion, im Lager etc. zu erreichen, lässt sich die Plattform ohne Probleme und inhaltliche Einbußen auch auf dem Desktop-PC nutzen.

Schließen sich Intranet und Mitarbeiter-App gegenseitig aus bzw. sind bestehende Inhalte nutzlos?

Um eine höhere Nutzungsrate unter den Mitarbeiter:innen zu gewährleisten, ist es von Vorteil, die interne Kommunikation nicht auf mehrere Tools zu verteilen. Langfristig sollte eine Mitarbeiter-App daher die bisherigen Kommunikationstools ersetzen. Jedoch sind in der Zwischenzeit die über mehrere Jahre mühsam erstellten Inhalte im Intranet keinesfalls verloren. Mitarbeiter-Apps bieten die Möglichkeit, neben der bestehenden IT- bzw. HR-Umgebung auch das Intranet und viele weitere Systeme und Tools unkompliziert zu integrieren, ohne einen komplizierten Umzug von Tools und Systemen und ohne dass Daten und Inhalte verloren gehen.

Quelle:

{1} http://desklessworkforce2018.com/

Mario

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