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Kommunikation

9 min read · 08.02.2021

Mitarbeitermotivation steigern: So motivieren Sie Beschäftigte auch digital

Wie gelingt es Unternehmen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch digital zu erreichen, sie ins Team zu integrieren und langfristig zu unterstützen und zu motivieren? Vor welche Herausforderungen werden Führungskräfte gestellt und was wünschen sich Beschäftigte, egal ob sie im Büro oder mobil tätig sind? In diesem Beitrag behandeln wir den hohen Stellenwert, den die digitale Motivation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für eine effiziente interne Zusammenarbeit sowie eine positive Teamkultur hat.

Mario

PR & Marketing

Fehlende Mitarbeitermotivation kann teuer werden

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine Motivation für ihre Arbeit mitbringen, eventuell sogar frustriert sind und sich durch das Management nicht wertgeschätzt fühlen, zieht dies oftmals eine hohe Abwanderungsrate mit sich. Eine gewisse Fluktuation gehört zum Unternehmensalltag dazu. Während auf der einen Seite neue Beschäftigte ins Team kommen, verlassen andere die Firma früher oder später wieder. Während frische Kolleginnen und Kollegen der Firma Potenzial bieten, indem sie frisches Wissen und Ideen mitbringen, verursacht eine hohe Fluktuation demgegenüber teils erhebliche Kosten.

Diese Kosten sind vielschichtig:

  • Kosten für das Recruiting: Darunter fallen etwa die Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen, Personalkosten für die Korrespondenz und Vorstellungsgespräche mit Bewerberinnen und Bewerbern, eventuell Kosten für eine externe Personalberatung sowie das einkalkulierte Risiko einer vorzeitigen Vertragsauflösung. Auch die sogenannte Risikoprämie, die Fach- oder Führungskräfte als Entschädigung für den Wechsel aus einer festen Anstellung erhalten, gehört zu den Recruiting-Kosten.
  • Trainings- und Performancekosten: Neue Teammitglieder benötigen Zeit und Einarbeitung in interne Abläufe, Aufgaben und verwendete Software. Für diesen Onboarding-Prozess durch Kolleginnen und Kollegen oder auch Vorgesetzte müssen Personalkosten veranschlagt werden. Weitere Kosten müssen einkalkuliert werden, da das Leistungsniveau und der Output der neuen Kollegin bzw. des neuen Kollegen zu Beginn der Beschäftigung im Vergleich zum Vorgänger geringer ausfallen.

Während die erwähnten Kosten zumindest näherungsweise kalkulierbar sind, entsteht noch ein anderes Kostenrisiko durch abwandernde Beschäftigte, welches unkalkulierbar, wenn nicht sogar unbezahlbar ist. Denn neben der oben beschriebenen Arbeitskraft verlässt mit dem Ausscheiden eines Teammitglieds gegebenenfalls auch wertvolles Know-how das Unternehmen. Dadurch kann die Marktposition des Betriebs in Gefahr geraten, insbesondere, wenn ehemalige Beschäftigte ihr Wissen sowie ihre Kontakte bei der Konkurrenz gewinnbringend einbringen.

Mitarbeitermotivation als wichtiger Erfolgsfaktor im Unternehmen

Der eigentliche Wert, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Unternehmen und dessen wirtschaftlichen Erfolg darstellen lässt sich nicht vollumfänglich kalkulieren. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Bindung der Beschäftigten zum Unternehmen stärken, indem Sie ihnen Wertschätzung entgegenbringen und sie motivieren. Eine hohe Mitarbeitermotivation hat unter anderem folgende positive Auswirkungen:

  • Motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten produktiver und achten eigenständig auf eine hohe Qualität
  • Wer zufriedener ist, ist auch gesünder – Krankenstand und Fehlzeiten werden positiv beeinflusst
  • Eine höhere Sorgfalt bei der Arbeit minimiert Arbeitsunfälle
  • Stärkere Bindung der Beschäftigten zum eigenen Unternehmen; weniger Kündigungen
  • Besseres Betriebsklima und gefestigter Zusammenhalt
  • Umsatzsteigerungen
  • Dank „Employer Branding“ steigt der Bekanntheitsgrad des Unternehmens und das Image wird aufgewertet

Wie Sie die Mitarbeitermotivation auch digital positiv beeinflussen

In unserem Blog finden Sie bereits wertvolle Tipps zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und wie Sie die Führung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv aber vor allem authentisch gestalten. Jedoch kann die Mitarbeitermotivation digital zur großen Herausforderung werden. Die Corona-Pandemie hat zu einem Home-Office-Boom sowie einem Boom an Lösungen für mobiles Arbeiten geführt und gezeigt wie wichtig es ist, auch digital in Kontakt zu bleiben, um eine produktive Zusammenarbeit weiter gewährleisten zu können. Folgende Tipps sind für jedes Management zum Nachahmen empfohlen.

Das digitale Onboarding setzt den Grundstein

Vom ersten Kontakt, über Bewerbungsgespräche und Gehaltsverhandlungen bis hin zum ersten Arbeitstag – für nicht wenige Beschäftigte gestaltete sich im Jahr 2020 der Weg zu ihrem neuen Arbeitgeber digital. Und auch wenn der Rundgang durch den Betrieb oftmals nicht möglich ist, das Onboarding, also der Prozess der Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, können Sie auch digital ansprechend gestalten. Hier profitieren Unternehmen, die der digitalen Transformation eine hohe Bedeutung zukommen lassen und entsprechende Strukturen und passende Tools bereits eingeführt haben. Damit neue Kolleginnen und Kollegen von Beginn an abgeholt und gut integriert werden, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

  • Einen klaren Onboarding-Workflow definieren
  • Welche Arbeitsmittel müssen rechtzeitig bereitgestellt werden?
  • An welche Ansprechpartner können sich Teammitglieder bei Rückfragen wenden?
  • Gegebenenfalls ein Mentoren- bzw. Buddy-System einführen
  • Wer übernimmt die Einführung in das Unternehmen von der Vision und Philosophie bis hin zur Ordnerstruktur?
  • Ein umfangreiches Willkommenspaket mit Mehrwert sowie ansprechende Materialien bereitstellen
  • Mit unterschiedlichen digitalen Formaten wie FAQs, Wikis und Videos Beschäftigte dazu animieren, auch nach der ersten Einarbeitung tiefer in die Unternehmenskultur etc. einzutauchen

Ein gut geeigneter Ansatz, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits beim digitalen Onboarding zu motivieren und zur Eigeninitiative anzuregen ist, den Prozess spielerisch zu gestalten. Das Prinzip nennt sich „Gamification“ und kommt häufig bei der Vermittlung von Lehrinhalten zum Einsatz. Da der Spieltrieb angeregt wird, findet der Wissenstransfer wesentlich unkomplizierter und nachhaltiger statt, da Menschen die Inhalte mit größerer Motivation konsumieren.

Im Bereich des digitalen Onboardings sind unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten denkbar. So ließen sich etwa die einzelnen Themen auf der Onboarding-Liste mit einem Punkte- bzw. Belohnungssystem für die Erfüllung einzelner Aufgaben verknüpfen. Beim Erreichen bestimmter Punktzahlen werden wiederum Belohnungen wie Sachpreise, Essensgutscheine oder (digitale) Abzeichen freigeschaltet.

Mitarbeitermotivation und Nähe durch Video

In Zeiten der Distanz sind die Menschen digital näher zusammengerückt. Videocontent und Videokonferenzen haben einen regelrechten Boom erfahren. Ob digitale firmeninterne Konferenzen, Meetings und Fortbildungen, Schulunterricht für Kinder und Jugendliche oder auch Gesellschaftsspiele, Geburtstagsfeiern und Sport – das Medium Video hat Grenzen überwunden. Grundsätzlich besteht sogar die Perspektive, physische Meetings mit weltweit verstreuten Teams und Geschäftspartnern teilweise oder gar vollständig zu ersetzen, Kosten zu sparen und das eigene Unternehmen nachhaltiger auszurichten.

Auch die große Menge des täglich produzierten sowie konsumierten Video-Contents in sozialen Netzwerken und Messenger-Apps wie Facebook, WhatsApp, Twitter und Co. zeigt dessen hohe Bedeutung. Insbesondere die Generationen „Y“ (geboren zwischen 1980 und 1995) und „Z“ (geboren zwischen 1997 und 2012), die mit YouTube aufgewachsen sind, können Sie mit Bewegtbild-Content effektiver und nachhaltiger erreichen.

Fortbildungsangebote, interne Unternehmensnews oder auch Updates aus dem Management – Videos sind im Zeitalter des Smartphones umgehend und kostengünstig produziert und sind darüber hinaus äußerst authentisch und wecken Emotionen beim Konsumenten. Setzen Sie daher auf einen kontinuierlichen Ausbau der Video-Nutzung in Ihrem Unternehmen.7. Jeder Mitarbeiter zählt

Stellen Sie sicher, dass sämtliche Mitarbeiter in den internen Kommunikationsfluss einbezogen werden. Die moderne Arbeitswelt hat zahlreiche unterschiedliche Phänomene wie mobiles und flexibles Arbeiten hervorgebracht. Und auch unterschiedliche Jobprofile innerhalb eines Unternehmens stellen die interne Kommunikation vor Herausforderungen. Genau aus diesem Grund können veraltete Medien wie Intranet oder Newsletter dem Anspruch, sämtliche Mitarbeiter – egal ob im Büro oder in der Produktionshalle – zu erreichen, nicht gerecht werden. Da im Lager in den Kellerräumen oder auch im vertrieblichen Außendienst nicht immer eine einwandfreie Verbindung zum Internet besteht, müssen die digitalen internen Kommunikationstools wie Mitarbeiter Apps auch offline funktionieren.

Transparente Kommunikation und Feedbackgespräche

Insbesondere Home-Office-Lösungen und mobiles Arbeiten erfordern ein erhöhtes Maß an Eigenständigkeit seitens der Beschäftigten. Auch wenn Sie bestrebt sind, teamintern Kontakt zu halten stellen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwangsläufig die Frage, ob Ihre beruflichen Leistungen und Erfolge vom Management wahrgenommen und gegebenenfalls honoriert werden. Zu einer gelungen internen Kommunikation gehört daher als entscheidender Faktor für die Mitarbeitermotivation regelmäßiges, offenes Feedback zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft. Im Rahmen dieser Gespräche gibt es Raum für gegenseitige, konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge sowie Anerkennung und Wertschätzung. Auf diese Weise fördern Sie ein vertrauensvolles Klima im Unternehmen und schaffen die Basis für zufriedenere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Darüber hinaus sollten Sie die gesamte unternehmensinterne Kommunikation transparent und lückenlos gestalten. Teilinformationen bedingen im Umkehrschluss Unsicherheiten und befeuern die Gerüchteküche. Dies kann auf lange Sicht zu Vertrauensverlust und Demotivation führen. Ihre Wertschätzung gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bringen Sie zudem dadurch zum Ausdruck, dass Sie Entwicklungen und Neuigkeiten, die etwa die Ausrichtung des Unternehmens betreffen, zuerst intern kommunizieren, bevor die Informationen an die Presse herangetragen werden.

Angebote zur Weiterbildung

In zahlreichen Unternehmen sind Angebote zur Weiterbildung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch immer eher die Ausnahme als die Regel. Jedoch streben Menschen im Sinne der Selbstverwirklichung danach, sich im Job relevantes Wissen anzueignen und durch kontinuierliche Weiterbildung die eigene Entwicklung voranzutreiben. Junge Fachkräfte machen oftmals sogar die Wahl des geeigneten Arbeitgebers von dessen Weiterbildungsangebot abhängig. Erkennen Sie aus diesem Grund unbedingt die Vorteile für das Unternehmen, die sich durch Beschäftigte mit einem höheren Wissensschatz sowie gesteigerter Motivation ergeben. Stellen Sie passende Angebote zur Weiterbildung zusammen, die sich nach den individuellen Wünschen und Lerntypen im Betrieb ausrichten: Ob externe Schulungen, interne Lehrgänge, „training on the job“ durch Kolleginnen und Kollegen, ob Texte, Handbücher, Video-Kurse oder gar spielerisches Lernen mit Gamification-Ansatz.

Interessant ist in diesem Zusammenhang das sogenannte „Blended Learning“ (=integriertes Lernen). Das sind Trainingskonzepte, die verschiedene Lernmethoden mischen und sich so an den Einsatzzweck sowie die lernende Person anpassen lassen. Zudem profitieren Lernende von den jeweiligen Vorteilen der integrierten Konzepte. Das Lernkonzept für die Weiterbildung könnte sich etwa beispielhaft aus nachfolgenden Instrumenten zusammensetzen:

  • Präsenzunterricht
  • E-Learning-Angebote
  • Angebote für mobiles Lernen auf mobilen Endgeräten
  • Individuelles Lernen und Coaching
  • Webinare
  • Augmented Reality
  • Kontakt während und nach der täglichen Arbeit halten

Insbesondere digital kann es zur Herausforderung werden, eine angenehme Teamkultur und ein hohes Maß an Zusammenarbeit zu schaffen sowie die Mitarbeitermotivation zu steigern. Sie erreichen dies unter anderem, indem Sie eine reine Top-Down-Kommunikation vermeiden. In modernen Unternehmen sollte niemals einzig vom Management in Richtung der Belegschaft kommuniziert, sondern die interne Kommunikation vielmehr als Dialog verstanden werden. Jeder Beschäftigte hat eine Stimme und diese sollte gehört werden.

Grundlegend sollten Sie sich jeden Arbeitstag Zeit für das Team und die einzelnen Teammitglieder nehmen. Das kann bereits mit einem gemeinsamen Start in den Tag inklusive kurzem Plaudern und Strukturieren des Tages beginnen. Führungskräfte sollten darüber hinaus betonen, dass sie jederzeit für das Team erreichbar und ansprechbar sind.

Zu einem positiven Betriebsklima und einem stärkeren Zugehörigkeitsgefühl trägt nicht zuletzt auch bei, dass Sie das soziale Miteinander im Team durch teambildende Maßnahmen und Freizeitangebote fördern. Um den Zusammenhalt im Team auch digital zu stärken, können Sie erneut auf den bereits angesprochenen Video-Content bzw. Video-Konferenzen zurückgreifen. Ob virtuelles Kaffee- oder Lunch-Date, die den Plausch mit Kolleginnen und Kollegen ersetzen, Spielerunden und „After Work“ nach Feierabend oder gemeinsame sportliche Aktivitäten – die Möglichkeiten, auch digital Kontakt zu halten und eine positive Teamkultur aufrechtzuerhalten, sind vielfältig.

Mario

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