Interne Kommunikation: Mit diesen 5 Trends gestalten Sie das Jahr 2022 erfolgreich

Rückblick und Ausblick – Was für ein Jahr

Ein weiteres ereignisreiches Jahr liegt hinter uns. Ähnlich wie 2020 brachte auch 2021 einige große Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Ob Homeoffice-Regelungen, Social Distancing, die weitreichende und für viele Betriebe gezwungene Digitalisierung, virtuelle Meetings und Firmenfeiern, Erfassen von 2G-Nachweisen bzw. Einrichtung von Teststationen im Betrieb. Unternehmen mussten teils sehr kurzfristig auf Veränderungen reagieren, Anpassungen vornehmen und die Neuerungen und Neuregelungen entsprechend im Betrieb kommunizieren.

Demgegenüber stehen nicht nur veraltete Kommunikationsmittel wie Intranet oder Schwarzes Brett, sondern auch Mitarbeitende in der Produktion oder im Lager, die oftmals von der (digitalen) internen Unternehmenskommunikation abgeschnitten sind. Somit stießen Unternehmen bzgl. einer reibungslosen unternehmensweiten, d.h. standortübergreifenden, Kommunikation oftmals an ihre Grenzen. Auch Ende des Jahres hat sich dieser Zustand in zahlreichen Betrieben nicht geändert. 

Jetzt gilt es, das Jahr Revue passieren zu lassen, mit dem nötigen Abstand den Status Quo zu analysieren und dann die richtigen Schritte für die Zukunft zu ziehen. Denn eines ist sicher: Nicht wenige der Veränderungen, die die Jahre 2020 und 2021 mit sich brachten, werden bleiben – insbesondere die immer weiter fortschreitende innerbetriebliche Digitalisierung sowie sich verändernde Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Co. 

Lassen Sie uns gemeinsam in die Zukunft schauen und die Trends besprechen, die im kommenden Jahr 2022 wichtig werden.

1) Aus Krisenzeiten lernen: So wichtig ist Veränderungsmanagement

Was können wir aus Krisenzeiten lernen? Insbesondere das gesamte Arbeitsjahr 2021 war stark beeinflusst von der Corona-Pandemie. Ziehen Sie deshalb jetzt die richtigen Schlüsse und treffen die richtigen Entscheidungen für 2022. Das kann z.B. bedeuten, die digitale Transformation im Betrieb endlich voranzutreiben, da plötzlicher Lockdown und die Einführung von Homeoffice über Nacht gravierende Lücken nicht nur in Bezug auf die Digitalisierung, sondern auch die unternehmensinterne Kommunikation aufgezeigt haben: Mitarbeitende waren plötzlich von der internen Kommunikation abgeschnitten. Mehr noch: Die kommunikative Kluft zwischen Büromitarbeitenden und ihren gewerblich bzw. operativen Kolleg:innen wurde besonders deutlich. Sie sind bereits einen wichtigen Schritt in Richtung innerbetrieblicher Digitalisierung gegangen? Prozesse und der tägliche Workload lassen sich auch erfolgreich bewältigen, wenn nicht alle Mitarbeitenden vor Ort im Büro sind? Dann könnte ein nächster Schritt die Entwicklung eines nachhaltigen Arbeitsplatzes sein. Hybride Arbeitsmodelle, oder auch sogenannte „Open-Desk“-Konzepte, mit variablen Arbeitsplätzen können Unternehmen ein attraktives Einsparpotenzial bieten.

Neben der allgemeinen Gesundheit der Mitarbeiter:innen müssen Unternehmen auch verstärkt die „mentale“ Gesundheit ihrer Beschäftigten in den Fokus rücken. Die Isolation im Homeoffice, Angst um den Job sowie ein allgemeines Gefühl der Unwissenheit sind nur einige der Folgen, mit denen Mitarbeiter:innen zu kämpfen hatten und in der Zukunft haben werden. Seit Ausbruch der Pandemie fühlen sich 75 Prozent der Arbeitnehmer:innen einsamer als zuvor, 53 Prozent sind emotional erschöpfter. Beschäftigte brauchen zukünftig ein stärkeres Gefühl der Sicherheit und des Zusammenhalts. Dies kann z.B. durch verbesserte interne Kommunikationskanäle gewährleistet werden, durch die Mitarbeitende jederzeit Ansprechpartner kontaktieren können, in Echtzeit informiert werden und in Entscheidungsprozesse eingebunden sind. Dadurch fühlen sie sich ernst genommen, sicherer und zufriedener.

2) It’s getting global – Teams werden internationaler

Auch in Zeiten der Krise geht der „War for Talents“ weiter und hat hier zu Lande sogar Hochkonjunktur. Eine Studie des HR-Experten Personio hat ergeben, dass 58 Prozent der Unternehmen in den nächsten 12 Monaten neue Fachkräfte einstellen wollen. Und auch die Beschäftigten sind wechselfreudig: Fast die Hälfte der Beschäftigten plant einen Jobwechsel für die kommenden Monate bzw. wenn eine wirtschaftliche Erholung nach der Pandemie stattgefunden hat.

Nicht zuletzt, um sich auch den neuen Gegebenheiten anzupassen und für zukünftige Herausforderungen besser aufzustellen, sind Unternehmen nach wie vor – oder auch mehr denn je – auf der Suche nach frischen Fachkräften. Zahlreiche Unternehmen haben ihre Recruiting-Prozesse bereits teilweise oder gar komplett digitalisiert.

Das sogenannte Remote-Recruiting kann dabei, in Kombination mit vollständiger Remote-Arbeit, zum erheblichen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen werden. Durch die Möglichkeit, weltweit zu rekrutieren und neuen Mitarbeitenden im Anschluss auch eine standortunabhängige Tätigkeit anzubieten, können sich Betriebe breiter aufstellen. 

Teams werden nicht nur internationaler, sondern arbeiten verstärkt interdisziplinär. Bereits jetzt haben einige Unternehmen die bisherigen starren Strukturen und Abteilungen aufgebrochen und arbeiten – ganz im Sinne des New-Work-Konzeptes auf Projektbasis zusammen. Hinzu kommt, dass sich diese projektbezogene Zusammenarbeit auch länderübergreifend ausweiten kann: Globalisierung und Digitalisierung sei Dank!

Ein unternehmensweit und international möglicher Zugriff auf Dateien und Informationen und ein unmittelbarer unkomplizierter Austausch sind dabei das A und O. Schaffen Sie die nötigen technischen Voraussetzungen, dass Kollaboration und Kommunikation nicht zum Hindernis werden. Dazu gehört auch, etwaige Sprachbarrieren zu überwinden. Moderne Kommunikationslösungen wie bspw. eine Mitarbeiter-App bieten etwa praktische Übersetzungsfeatures, die Texte simultan in 26 verschiedene Sprachen übersetzen. So können Informationen unkompliziert in sämtlichen Sprachen in Echtzeit verfügbar gemacht werden.

3) Mitarbeiter Apps – mobile interne Kommunikation

Banking, Essen, Dating oder das Wetter – für nahezu jeden Interessens- und Anwendungsbereich gibt es die passende App. Auch in der Unternehmenskommunikation gewinnen Apps daher zunehmend an Bedeutung. Mitarbeiter-Apps überwinden die kommunikative Kluft zwischen operativen Mitarbeiter:innen und ihren Kollegen am Schreibtisch oder im Homeoffice. Sie können dabei helfen alle Mitarbeitenden standortunabhängig und in Echtzeit zu erreichen, und treiben damit den Strukturwandel sowie die Flexibilisierung von Arbeit im Unternehmen aktiv voran. Praktische Funktionen ermöglichen den schnellen Austausch untereinander (in Gruppen oder auch abteilungsübergreifend), die Organisation des täglichen Workflows oder auch den Versand von Dateien. Ein Newsfeed informiert, wie aus den sozialen Netzwerken gewohnt, kurz und knapp über wichtige News, Termine und Aktivitäten in Gruppen. Mitarbeiter:innen können auf Nachrichten durch liken, teilen und kommentieren aktiv reagieren und auch selbst Informationen bereitstellen. Die modernen Kommunikationslösungen sind DSGVO-konform, sodass die Sicherheit der persönlichen sowie von Unternehmensdaten gewährleistet ist. Aufgrund der umfangreichen Möglichkeiten der Individualisierung durch eigene Logos, Schriftarten sowie die Möglichkeit, weitere IT-Tools und Systeme wie die HR-Umgebung anzudocken, leisten Mitarbeiter-Apps einen wichtigen Beitrag zur Identifikation mit dem eigenen Unternehmen und steigern die Zufriedenheit aller Beschäftigten.

4) Kommunikation verschlanken - ineffiziente Kanäle abschalten

Eine Aufgabe in der Notiz-Software, die Nachricht von der Kollegin als Post-it auf dem Schreibtisch, der Input für die Restrukturierung interner Prozesse liegt im Mind-Mapping-Tool ab, eine Nachricht per Mail, die andere im Messenger. Dazu noch Programme für das Projektmanagement, die Rechnungsstellung und vieles mehr. Mitarbeiter:innen sehen sich in der Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts mit einem Überangebot an Tools und Programmen konfrontiert. Mindestens drei bis viermal pro Stunde wechseln 78 Prozent der Mitarbeitenden zwischen Programmen hin und her. Auf sechs bis zehn verschiedene Anwendungen greifen 45 Prozent der Beschäftigten pro Woche mindestens zurück. Diese Vielzahl unterschiedlicher Software führt nicht nur bei jeder vierten Person zu großem Frust, sondern auch zu Doppelarbeit, da die Nutzung der Tools selten intuitiv ist (33 Prozent der Befragten).[1] Oftmals erfüllen diese nur eine sehr spezifische Funktion. Durch den ständigen Wechsel zwischen Programmen leidet zudem die Effizienz, wie viele Arbeitnehmer:innen angeben.[2] Dies steht in keinerlei Verhältnis zu den teils hohen Kostenaufwendungen für die immer neuen technischen Lösungen.

Nicht zu vergessen dabei, dass im Bereich der Kommunikationstools rund 80 Prozent der Beschäftigten nicht oder nur sehr selten am Schreibtisch tätig sind.[3] Diese operativen Mitarbeitenden verfügen oftmals noch nicht einmal über eine eigene E-Mail-Adresse. Auch neu eingeführte Tools haben meist einen starken Fokus auf Büro-Mitarbeitende. Somit werden die operativ bzw. gewerblich Tätigen von der internen Kommunikation meist nicht oder nur mit sehr großer Verzögerung erreicht.

Daher ist es unumgänglich, dass Sie den Nutzen und die Effektivität der Kommunikationskanäle in Ihrem Unternehmen analysieren und ineffiziente Tools nach und nach abschalten und Inhalte auf andere Kanäle verlagern. Von Vorteil sind Lösungen, die mehrere Funktionalitäten vereinen und somit zum ultimativen Tool der Kommunikation und Kollaboration werden. Ein solches Tool kann die bereits genannte Mitarbeiter-App sein, die als „mobile-first“-Lösung nicht nur sämtliche Mitarbeiter:innen im Unternehmen erreicht, sondern auch eine effiziente Lösung für die Organisation und Kollaboration darstellt. Durch die Möglichkeit, Dateien zu versenden, Videokonferenzen zu starten, Kolleg:innen standortübergreifend zu erreichen und auch bestehende IT- bzw. HR-Systeme anzudocken, wird die App zur All-in-One-Lösung für die Hosentasche. 

In unsere Praxis-Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die optimale Kanal-Architektur entwerden und damit Ihre interne Kommunikation verbessern.  

5) Auf Augenhöhe – emotionale Inhalte mit Mehrwert

Eine vertrauensvolle innerbetriebliche Kommunikation, die verbindet und das „Wir-Gefühl“ stärkt, sollte eines Ihrer wichtigsten Ziele für das Jahr 2022 sein. Mitarbeitende wünschen sich eine Kommunikation auf Augenhöhe, die nicht nur „top-down“, sondern auch „bottom-up“ funktioniert. Das bedeutet, dass Mitarbeitende selbst Informationen unternehmensintern bereitstellen können und auf die News anderer reagieren können. Beschäftigte wollen ernst genommen werden. Das bedeutet zum einen, dass Unternehmen transparent kommunizieren und Beschäftigte wichtige betriebliche Veränderungen nicht etwa aus der Presse erfahren sollten. Zum anderen fühlen sie sich dadurch, dass selbst Führungskräfte nur zwei Klicks entfernt sind und dass sie ihr spezifisches Fachwissen sowie Verbesserungsvorschläge einbringen können, jederzeit auf Augenhöhe. Emotionalität und Nähe stellen Sie mit einer Kommunikationskultur her, in der, wie oben beschrieben, jeder Beschäftigte einen identisch hohen Stellenwert sowie ein Mitspracherecht hat. Schaffen Sie also die entsprechenden technologischen Voraussetzungen, um eine Kommunikation auf Augenhöhe und eine offene Kultur zu gewährleisten. 

Dass Sie alle Mitarbeitenden im Unternehmen ernst nehmen, zeigen Sie auch dadurch, dass Sie relevanten Content ausspielen, der den jeweiligen Zielgruppen im Unternehmen echten Mehrwert bietet und sie in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Seien es Anleitungen und Tipps, Expertenbeiträge zu verschiedenen Themen direkt aus dem Kreis der Beschäftigten oder auch die Vorstellung neuer Mitarbeitenden – passender Content ist der Schlüssel zu einer guten Kommunikation. 

2022 steht an – stehen Sie in den Startlöchern?

Die vergangenen beiden Jahre haben einen bemerkenswerten Digitalisierungsschub mit sich gebracht, von dem auch die interne Kommunikation profitiert. Große, wohlklingende Begriffe wie „New Work“ oder „Employee Experience“ haben sich herausgebildet und wollen nun mit Leben gefüllt sowie mit Taten umgesetzt werden. Wir haben gesehen, wie nicht planbare, äußere Umstände die Arbeitswelt von heute auf morgen verändern können und das Unternehmen nicht nur neuerliche Herausforderungen, sondern auch gewisse Altlasten wie die kommunikative Kluft endlich angehen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ziehen Sie jetzt die richtigen Schlüsse und starten Sie in die Zukunft! Gerne sind wir bei diesem Prozess an Ihrer Seite. 

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