Wie Sie das Beste aus Ihrer Mitarbeiterbefragung herausholen

Was genau ist mit „Mitarbeiterbefragung“ gemeint?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein formeller Feedback-Mechanismus, der aus Fragen besteht, die alles von der Unternehmenskultur bis zum Mitarbeiterengagement abdecken können. So können Unternehmen an einzelnen Stellschrauben drehen und sich verbessern. In der Regel verwenden Unternehmen externe Software für Mitarbeiterbefragungen, um ihre Fragebögen zu erstellen und Informationen zu sammeln.

Was sind die gängigsten Mitarbeiterbefragungen?

Die Vorteile von Mitarbeiterbefragungen

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen gehört fühlen

Wenn Sie Ihren Beschäftigten zuhören, wirkt sich das positiv aufs Engagement aus. Laut "The Workforce Institute" sagen 74 Prozent der Mitarbeiter:innen, dass sie sich bei ihrer Arbeit produktiver fühlen, wenn ihre Stimme gehört wird.

Neue Innovationen und Erkenntnisse

Die Stärke der Mitarbeiterbefragung zeigte sich besonders während der Corona-Pandemie, als viele Unternehmen die Frage umtrieb, wie die Rückkehr ins Büro aussehen sollte. Die BBVA verließ sich auf regelmäßige Umfragen unter ihren Mitarbeiter:innen, um die Richtlinien für die Remote-Arbeit zu entwickeln. Die Bank fand allein durch die Befragungen heraus, wie sie ihre Beschäftigten glücklich machen konnte – und das zahlte sich aus. Im Jahr 2023 erhielt die BBVA den "Exceptional Workplace Award" von Gallup, eine Auszeichnung für Unternehmen mit einer außergewöhnlich hohen Einbindung von Mitarbeiter:innen.

Mitarbeiter-Engagement verbessern

Um eine Kennzahl zu verbessern, muss man sie erst einmal messen. Und Umfragen gelten als eine der wissenschaftlichsten Methoden zur Messung des Mitarbeiter-Engagements. Alles andere ist reine Spekulation.

Welche Risiken stecken hinter Mitarbeiterbefragungen?

Sie können zu Misstrauen führen

Viele Mitarbeiter:innen sind bereits misstrauisch gegenüber HR-Umfragen, weil sie befürchten, dass Ehrlichkeit zu Problemen führen könnte. Wenn etwa jemand für etwas, das er oder sie in einer Umfrage gesagt hat, zurechtgewiesen wird, ist es unwahrscheinlich, dass diese Person (und andere) erneut ehrlich antworten. Wenn Ihr Unternehmen das Feedback aus den Umfragen nicht umsetzt, verlieren Ihre Mitarbeiter:innen außerdem das Vertrauen in die Maßnahme – und nehmen beim nächsten Mal nicht mehr teil.

Zu viele Umfragen ermüden die Belegschaft

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen zu oft bitten, an Umfragen teilzunehmen, bleiben irgendwann die qualitativ guten Antworten aus oder sie machen überhaupt nicht mehr mit. Das könnte man auch als „Umfragemüdigkeit“ bezeichnen. Aber wie viele Befragungen sollten Sie versenden? Qualtrics hat herausgefunden, dass einmal pro Jahr das Minimum ist. Die meisten sind dazu bereit, viermal im Jahr Fragen zu beantworten.

Die Daten könnten fehlerhaft oder unvollständig sein

Wenn Sie sich nicht an die bewährten Verfahren für Mitarbeiterbefragungen halten, kann das Versenden eines Fragebogens Zeitverschwendung sein. Ganz einfach deshalb, weil die Qualität der Daten ungenügend ist. Wenn Sie sich beispielsweise nicht im Klaren darüber sind, was Sie messen wollen, wenn Sie Suggestivfragen stellen oder zu viele Anreize zur Umfrageteilnahme setzen (z. B. durch Geld oder Gutscheine), könnten die Daten am Ende verzerrt sein.

So führen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung durch

1. Was möchten Sie messen?

Um die Qualität der Daten sicherzustellen, sollten Sie sich pro Umfrage auf eine Sache konzentrieren, die Sie messen möchten. Das können das Mitarbeiter-Engagement, die Teambindung, die Unternehmenskultur oder die Produktivität sein. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie herausfinden wollen, können Sie auch die richtigen Fragen stellen.

2. Wie möchten Sie die Ergebnisse nutzen?

Sie sollten zwei grundsätzliche Fragen beantworten:

1. Was machen Sie mit den Ergebnissen, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern? Wenn Sie das Wissen aus den Befragungen nicht nutzen wollen, um das Arbeitsleben für Ihre Mitarbeiter:innen zu verbessern und Ihr Unternehmen zu optimieren, sind Umfragen reine Zeitverschwendung. Legen Sie also fest, wer dafür verantwortlich ist, die Umfrage zu erstellen und zu verteilen – und wer die daraus abgeleiteten Maßnahmen in Gang bringt.
   
2. Wie gewährleisten Sie, dass die Antworten vertraulich und anonym sind? Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen bitten, ihre ehrliche Meinung zu äußern, sollten sie erfahren, wie die Daten verwendet werden. Es ist ratsam, Mitarbeiterbefragungen vertraulich zu behandeln. Das bedeutet, dass die Ergebnisse innerhalb des Unternehmens aufbewahrt und nur an autorisiertes Personal weitergegeben wird. Optional können Sie die Befragungen anonymisieren, sodass die Antworten nicht zur Person zugeordnet werden können.

3. Nutzen Sie ein Tool für Mitarbeiterumfragen

Eine Software für Mitarbeiterbefragungen nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab. Meist ist es sinnvoll, eine Umfrage möglichst simpel zu gestalten, um eine hohe Antwortrate sicherzustellen. Mit der Mitarbeiter-App von Flip können alle Beschäftigten mit nur wenigen Klicks eine Kurzumfrage starten – auch anonym.

Sollten Sie bereits ein Umfrage-Tool haben, können Sie Flip nutzen, um den Link zur Befragung schnell und sicher an die gesamte Belegschaft zu verteilen – auch an die Frontline-Mitarbeiter:innen. Auf diese Weise erreicht etwa McDonald's Deutschland Antwortraten von über 90 Prozent.

Nutzen Sie die Power von Mitarbeiterbefragungen

Ihre Mitarbeiter:innen wollen ihre Meinung äußern. Geben Sie ihnen also die Möglichkeit, genau das zu tun. Richtig eingesetzt, sorgen Mitarbeiterumfragen schließlich dafür, dass Sie Bedürfnisse verstehen, Ideen entdecken und so das gesamte Unternehmen verbessern können.