Social Intranet einführen: 7-Punkte-Plan aus der Praxis

Intranet-Lösungen verwalten längst nicht mehr nur Informationen, sondern ermöglichen den Austausch zwischen Mitarbeiter:innen, steigern das Mitarbeiterengagement und gewährleisten die Erreichbarkeit jeder einzelnen Person im Unternehmen – von der Vertrieblerin im Außendienst über den Personalchef bis hin zur Lageristin. Doch ein solches Social Intranet neu einzuführen, erfordert Geschick. 

Als Agentur für Social Intranets und Mitarbeiter-Apps kennen wir die Vor- und Nachteile von Intranets sowie die typischen Fallstricke. Mit dieser Erfahrung haben Projektplan erarbeitet, der Ihnen die Einführung Ihres Intranets erleichtert.

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, in welcher Branche Sie unterwegs sind und für welche Lösung Sie sich am Ende entscheiden: Das Projekt „Intranet einführen“ läuft immer nach denselben Grundregeln ab.

Schritt 1: Ein Intranet-Projektteam zusammenstellen

Lange Zeit war die Einführung eines Intranets Aufgabe der internen Kommunikation, die oft ans Marketing angegliedert war oder von der Assistenz der Geschäftsführung übernommen wurde . Viel Aufwand lag auch bei der IT, die sich um Eigenentwicklungen oder komplizierte SharePoint-Umgebungen kümmern musste.

Das hat sich in den letzten Jahren geändert. Zum Glück.

Heute ist der Fokus weniger technisch. Es geht nicht mehr um die Frage „Schaffen wir es, ein Intranet aufzubauen?“ Inhaltliche Fragen treten mehr ins Rampenlicht: Wie soll unser Intranet aussehen, damit es die Mitarbeitenden gerne nutzen?

Neben der internen Kommunikation sitzen mindestens die Personalabteilung und die IT mit am Tisch. Häufig ist es sinnvoll, auch einige Abteilungsleiter:innen, Filialleiter:innen oder Standortleiter:innen am Projekt zu beteiligen. Zum Beispiel, um die Interessen von Non-Desk-Workern zu vertreten.

Ein gängiger Fehler bei der Intranet-Einführung ist es, die eigene Zielgruppe falsch einzuschätzen. Ein Intranet-Projektteam aus vielen Abteilungen wirkt dem entgegen.

Schritt 2: Ziele der Intranet-Einführung definieren 

Einige der Ziele liegen auf der Hand: alle Mitarbeiter:innen erreichen, das Engagement stärken und die Kommunikation vereinfachen. Diskutieren Sie innerhalb des Projektteams, welche Vorteile sich die einzelnen Stakeholder vom neuen Intranet erhoffen.

Dabei sollten Sie berücksichtigen, welche Aufgaben Sie über das Intranet bewältigen wollen (z. B. den Abruf von Schichtplänen und den Versand von direkten Nachrichten an Kolleg:innen). Sammeln Sie die Ziele, um sie anschließend der Geschäftsführung vorzulegen. Wichtig dabei: Identifizieren Sie die Ziele je Stakeholder-Gruppe. Der Betriebsrat beispielsweise hat andere Anliegen als die Personalabteilung.

Oft vernachlässigt, aber entscheidend für den Erfolg: die Anforderungen der Nutzer:innen in den Mittelpunkt zu stellen. Ermitteln Sie durch Interviews, Umfragen oder Fokusgruppen, welchen Bedarf die Beschäftigten haben. Wie bewertet die Belegschaft die derzeitige Kommunikation im Unternehmen, welche Instrumente der internen Kommunikation nutzen die Mitarbeiter:innen, was vermissen sie?

Schritt 3: Buy-in klären

Die Einführung eines Intranets funktioniert nur mit Buy-in und Commitment der Geschäftsführung – und zwar in doppelter Hinsicht.

Zum einen müssen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Die Einführung eines Social Intranets dauert durchschnittlich sechs Monate und kostet je nach Umfang zwischen 30.000 € und 200.000 €. Hinzu kommt die Arbeitszeit, die in den Intranet-Aufbau mit einfließt.

Ein Faktor, der häufig unterschätzt wird, ist die Migration statischer Inhalte. Damit der Job am Ende nicht an wenigen Verantwortlichen hängen bleibt, müssen der zeitliche Rahmen und der Aufwand von Anfang an korrekt geplant und „von oben“ abgesegnet werden.

Zum anderen können Sie Ihr Intranet langfristig nur dann produktiv betreiben, wenn Sie es nicht nur mit Top-down-Inhalten füttern, sondern auch auf Feedback reagieren. Das gelingt nur, wenn Sie die obere Management-Ebene und alle Stakeholder überzeugen.

In vielen Betrieben ist die Intranet-Einführung ein politisches Thema. Wenn interne Stakeholder sich durch eine neue Lösung auf die Füße getreten fühlen, können Konflikte das Projekt verzögern. Es gilt also, alle von Anfang an mit ins Boot zu holen – ganz besonders die Datenschutzverantwortlichen und den Betriebsrat.

Schritt 4: Intranet-Anbieter evaluieren 

Ab hier wird's wirklich spannend. Wir empfehlen den folgenden Ablauf, um die Social-Intranet-Lösungen zu evaluieren.

1. Anforderungskatalog: Erstellen Sie mit den in Schritt zwei identifizierten Bedarfen und Ihren Zielen einen Anforderungskatalog.
2. Vorauswahl: Treffen Sie anhand dieser Anforderungen eine Vorauswahl und vergleichen Sie die Kosten über die nächsten drei bis fünf Jahre hinweg (inkl. Einführungs- und Lizenzkosten).
3. Kultureller Fit: Berücksichtigen Sie bei Ihrer engeren Auswahl auch den kulturellen Fit (wie gut passt die Software zum Kompetenzniveau zukünftiger Nutzer:innen) und den Innovationsgrad des Anbieters (welche Vision hat das Unternehmen, wie gut können Sie gemeinsam wachsen?).
4. Struktureller Fit: Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrer Unternehmensstruktur passt: Während sich klassische Social Intranets für Unternehmen mit ausschließlich Desktop-Nutzer:innen gut eignen, empfehlen wir für Unternehmen mit einem hohen Anteil an Non-Desk-Workern ein Social Intranet in Form einer Mitarbeiter-App, die auf privaten Smartphones genutzt werden kann. Die initialen Kosten und der Aufwand für die Einführung sind hier teilweise geringer.
5. Technischer Fit: Klären Sie mit der IT, wie gut die Lösungen sich in Ihre bestehende Software-Landkarte einbetten lassen. Ziel ist es, Lücken zu schließen und Redundanzen zu vermeiden. Mehrere Chat-Lösungen im Unternehmen sind in der Regel nicht sinnvoll. Entscheiden Sie, bevor Sie ein Social Intranet einführen, auf welche Lösung Sie künftig offiziell setzen – und leben Sie das auch vor.
6. User-Test: Teilen Sie künftige Nutzer:innen in Fokusgruppen ein, in denen Ihre Favoriten auf Usability hin getestet werden. Dazu können Sie beispielsweise 20 Anwendungsfälle aussuchen und in System A vs. B durchspielen. Anschließend bewerten die Probanden, wie einfach sie die Nutzung fanden.

Schritt 5: Funktionen (schrittweise) ausrollen und durch Change-Management und ein Redaktionskonzept begleiten

Die Einführung eines Intranets im Unternehmen ist ein Drahtseilakt zwischen Desinteresse und Überforderung. Damit Sie Ihre Mitarbeiter:innen weder durch das eine noch das andere verlieren, brauchen Sie die passende Kommunikation.

Je nachdem, wie komplex die von Ihnen ausgewählte Lösung ist, kann es sinnvoll sein, Funktionen nacheinander freizuschalten. So werden Nutzer:innen nicht von zu vielen neuen Anwendungsmöglichkeiten verwirrt. 

Jede Stufe muss durch Change-Kommunikation begleitet werden. Sie könnten beispielsweise Trainings-Meetings aufsetzen und einen Kanal etablieren, über den sich Nutzer:innen bei Fragen und Problemen melden können. 

Mit einem Redaktionskonzept, das ansprechende Inhalte ausspielt, erzeugen Sie Interesse und Interaktionen. Hier kommt das Buy-in aus Schritt drei wieder zum Tragen. Erfahrungsgemäß führen persönliche Inhalte zu mehr Engagement in der Belegschaft. Welche Inhalte können Führungspersonen teilen, die andere motivieren, das neue soziale Intranet aktiv mitzugestalten? 

Behalten Sie im Hinterkopf, was auf anderen sozialen Plattformen gut funktioniert. Statt PDF-Dokumente zu posten, empfehlen wir Videos, Fotos und ansprechende Texte.

Schritt 6: Anreize schaffen

Manchmal reicht es bereits, dass mit der Einführung eines Social Intranets die Hürden für Feedback viel niedriger werden.

Einer unserer Kunden bekam bereits am ersten Tag einen heißen Tipp von einem Lageristen. Seit drei Jahren kamen jede Woche zwei LKW genau gleichzeitig an. Einer von beiden musste immer 30 Minuten lang warten. Das kostete Geld, weil die Auslieferungsdauer bezahlt wird. Mit einem kurzen Telefonat wurde die Anlieferzeit eines der beiden LKW verschoben und so Tausende von Euros gespart.

Unternehmen unterschätzen, wie viele Ideen Mitarbeiter:innen und insbesondere Non-Desk-Worker haben. Damit diese auch im Social Intranet oder in der Mitarbeiter App landen, können beispielsweise Bonuszahlungen auf besonders hilfreiche Hinweise ausgesetzt werden.

Neben finanziellen Anreizen ist es wichtig, den Mitarbeiter:innen zu zeigen, dass …

• Das Erstellen von Inhalten keine negativen Folgen hat, also beispielsweise nicht von Manager:innen kritisiert wird nach dem Motto „Lieber arbeiten statt posten!”
• Input wahrgenommen und umgesetzt wird, also zu positiven Veränderungen im Betrieb führt.

Schritt 7: KPIs messen und das Intranet nach Einführung konstant weiterentwickeln 

Viele Unternehmen tracken leider überhaupt keine KPIs. Im ersten Schritt empfehlen wir, zumindest folgende Kennzahlen zu erfassen: 

• Anmeldezahlen und Nutzungsdauer
• Interaktionen und Klicks 
• Reichweite (Anzahl der Nutzer:innen pro Woche geteilt durch die Anzahl der Mitarbeiter:innen)
• Relevanz von Dokumenten und Inhalten (z.B. welcher Prozentsatz der Inhalte ist älter als x Monate, welcher Prozentsatz wurde in den letzten x Monaten nicht geöffnet etc.)

Diese KPIs stehen alle direkt in Verbindung mit dem Social Intranet selbst. Die Auswirkungen des Intranets auf andere Unternehmensziele lassen sich nicht 1:1 nachweisen. Trotzdem können Sie beobachten, wie sich folgende Kennzahlen nach der Intranet-Einführung entwickeln:

• Mitarbeiterfluktuation 
• Fehlzeiten
• Häufigkeit von Arbeitsunfällen
• Zufriedenheit (NPS = Net Promoter Score) 
• Produktivität (z. B. Zeit, die in der IT für die Beantwortung von Mitarbeiteranliegen aufgewendet wird oder Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement und Dokumentation)

Fazit

Wer es schafft, mit einem Social Intranet das Mitarbeiterengagement anzukurbeln, reduziert Fehlzeiten, steigert die Produktivität und letztendlich die Profitabilität des Unternehmens. Garantiert sind diese Erfolge aber nicht.

Laut einer Studie der ZAHW liegt die durchschnittliche Reichweite von Intranets bei nur 50 Prozent. Non-Desk-Worker sind häufig gänzlich abgekoppelt.

Wer das Projekt richtig angeht, erreicht per Social Intranet oder Mitarbeiter-App dagegen nahezu 100 Prozent der Beschäftigten.

Die Weichen für Akzeptanz und Nutzung einer Lösung stellen Sie nicht erst bei der Einführung, sondern bereits bei der Anbieterauswahl .